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建設業務でシステムを使って一元管理をするメリットについて解説
IT化の波は建設業界にも訪れています。現在は、建設業務の管理に専用システムが導入されはじめ、さまざまなメリットをもたらしているようです。こちらでは、システムを使用した一元管理によるメリットについてお話します。
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建設業務におけるシステムを使った一元管理とは
建設業務におけるシステムを使った一元管理とは、建設事業において発生する、案件の見積から工事の受発注、原価、財務、給与まで、あらゆる建設業務関連のデータを一箇所に集約して管理することをいいます。
たとえば、顧客情報や材料費といった全く同じデータを、営業部と経理部など、社内の複数の部署でバラバラに管理していたとすると、同じデータを異なる従業員が何度も入力することになり非効率的ですし、その分ミスの可能性も上がります。
また、データを最新情報に更新するタイミングもバラバラなので、会社として整合性が取れておらず、お客様への案内に一貫性がなかったり、報告書でどのデータを参照すれば正しいのかわからなかったりします。
一元管理することで、こうした不具合が解消され、業務を効率化することができるようになります。
建設業務でシステムを使って一元管理をするメリット
建設業務でシステムを使って一元管理をすることで、次の4つのメリットが得られます。
紙での管理でかかっていた時間と手間を軽減できる！
建設業務では、工事の進捗管理表は日報など書面での管理が少なくありません。こうした紙での管理は、さまざまな問題を抱えています。
ひとつは出力コストの問題です。紙一枚のコストは微々たるものですが、必要とされる都度、人数分印刷することを考えると決して無視できる大きさではありません。修正によって、また同じコストが発生してしまうこともあります。
また、配布の手間も発生します。大規模な案件ほど、資料が必要な人数も膨大です。すべての人員に配布するのは現実的ではない場合もありますが、配布する人員を限定すると情報共有が不十分になるケースもあります。
システムでの一元管理を行うと、紙への出力コストはかかりません。また、情報はシステムで電子的に共有するため、配布による手間も回避できます。
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各部署間の連携がとりやすくなる！
売上、利益予測、人材状況といった情報は、部署を超えてやり取りされます。紙や口頭での情報共有では、タイムラグが生じてしまうことも少なくありません。メールでの共有も、管理が難しくなってしまうというデメリットがあります。
専用システムを利用すれば、各部署の高精度な情報がいつでも確認可能です。このメリットにより、部署間のシームレスな連携が実現できます。重要な判断に要する時間を短縮することも可能です。
とりわけ経営陣は、判断材料として各部署の情報を参照することもあります。情報の共有が遅れていたり、提供される情報が正確でなかったりすると、組織として大きなミスが生じかねません。そうしたトラブルを回避するうえでも、システムが役立てられています。
作業状況をすぐに把握できる！
売上・利益予測のためには、直近の作業進捗情報が必要です。売上・利益予測の正確性は、そのまま予実管理の正確性にも影響します。各現場の作業進捗が高いリアルタイム性を伴って確認できない場合、予実管理の正確性に欠いてしまうでしょう。
専用システムでの一元化管理によって、見事にこの課題を解決できます。システム上には各現場から更新される作業進捗が表示されており、いつでも確認可能です。システム上でスムーズに集計できます。
さら工事原価といったデータを加えれば、正確な予実管理が実現できます。高いリアルタイム性や集計の容易さは、専用システムによる一元管理ならではのメリットです。
重複管理を防止できる！
各部署でシステムが独立している場合があります。問題なくオペレーションが進んでいるように感じられる場合も、無駄が生じている可能性は否定できません。代表的な例が、情報の重複管理です。
同じ情報を各部署がそれぞれのシステムに入力されている場合があります。情報が正確であれば共有は成立していると言えますが、タスクが二重に発生していることは事実です。修正が行われれば、再度同じ手間が発生することになります。
同一システムを組織全体で使用している場合は、重複入力は必要ありません。すべての人員が同じシステムを使用し、閲覧しているため、入力作業は一度で済みます。
建設業務にシステムを導入する際のポイント
では、自社のデータを一元管理するためのシステムの導入で、成功するためのポイントは何でしょうか？
建設業務に特化したシステムを選ぶ
さまざまな業界で導入できる汎用的なシステムを導入するのも一つの方法ではありますが、まずは、建設業務特有の商流や項目名などに対応している業務特化型のシステムから検討をスタートしましょう。
導入にあたり、カスタマイズの必要性が少なく、金銭コストや時間コストを抑えることができます。
導入目的を明確にする
新たにシステムや制度などを導入する際に共通していえることですが、導入そのものが目的化してしまうという失敗に陥らないよう、導入目的を明確にすることが大切です。
自社の業務における課題を洗い出し、上記の「建設業務でシステムを使って一元管理をするメリット」などを確認した上で、解決できる部分を目的化しましょう。
目的や課題に合った機能が搭載されているか
目的を明確にしたら、その目的を達成できる機能が網羅されたシステムを選定します。
最初から大規模に導入・活用するのではなくスモールスタートする場合は、拡張性のあるものを選ぶと良いでしょう。
自社の従業員のITリテラシーとマッチしているか
もう一つの大きなポイントとして、実際に自社の従業員が使いこなせるものを選ぶことも大切です。
ITやシステムに慣れない人が多い場合は、機能がシンプルなものを、ある程度ITリテラシーが高い場合は、個々の従業員がやりたいことを実現できる多機能なものを検討しましょう。
利用環境（オンプレミス環境・クラウド環境）
自社の希望する利用環境と合ったものを選ぶことも大事です。
一般的に、オンプレミス環境は、厳格なセキュリティ対策が取りやすい一方、運用保守が大変で費用も高額です。クラウド環境は運用保守の必要がなく、費用もリーズナブルですが、カスタマイズなどの自由度が低く、柔軟なセキュリティ対策は取りづらいです。
自社のIT資産や情報システム部門などの人的リソースと照らし合わせて、希望する形態を選びましょう。
既存システムとの連携
すでに何らかのシステムが稼働している場合は、それらとデータ連携が取れるものを選ぶ必要があります。そうでなければ、一元管理は部分的なものとなってしまい、得られる効果やメリットは小さくなってしまいます。
現状はシステムを未導入の場合も、今後の導入に備えて連携できるシステムの種類が多いものを選ぶと良いでしょう。
サポート体制
サポート体制も事前に確認しておきましょう。サポート対応が利用料金内なのか、それとも別途サポート契約が必要なのか、サポート方法に訪問はあるのか、それとも、電話やチャットなのか。また、海外製のシステムを導入する場合は、日本語によるサポートの有無もチェックする必要があります。
一元管理のためのシステムを導入するのが初めてなら、手厚いサポートが用意されたシステムを選びましょう。
まとめ
建設事業において発生する、案件の見積から工事の受発注、原価、財務、給与まで、あらゆる建設業務関連のデータを、一箇所に集約して管理する「一元管理」を行うことで、時間と手間を軽減したり、各部署間の連携がとりやすくなったりと、さまざまなメリットがあります。
システムを選定する際は、建設業務に特化したシステムを中心に、導入目的や課題解消に必要な機能を備え、自社の従業員のITリテラシーに合ったものを選びましょう。十分なサポート体制が用意されたものを選ぶことも大切です。
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また、導入後も、豊富な専門知識を持つスタッフのサポートが受けられます。
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