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建設業務における「システムを使った一元管理」のメリット

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IT化の波は建設業界にも訪れています。現在は、建設業務の管理に専用システムが導入されはじめ、さまざまなメリットをもたらしているようです。こちらでは、システムを使用した一元管理によるメリットについてお話します。

1.紙での管理でかかっていた時間と手間を軽減できる!

建設業務では、工事の進捗管理表は日報など書面での管理が少なくありません。こうした紙での管理は、さまざまな問題を抱えています。

ひとつは出力コストの問題です。紙一枚のコストは微々たるものですが、必要とされる都度、人数分印刷することを考えると決して無視できる大きさではありません。修正によって、また同じコストが発生してしまうこともあります。

また、配布の手間も発生します。大規模な案件ほど、資料が必要な人数も膨大です。すべての人員に配布するのは現実的ではない場合もありますが、配布する人員を限定すると情報共有が不十分になるケースもあります。

システムでの一元管理を行うと、紙への出力コストはかかりません。また、情報はシステムで電子的に共有するため、配布による手間も回避できます。

2.各部署間の連携がとりやすくなる!

売上、利益予測、人材状況といった情報は、部署を超えてやり取りされます。紙や口頭での情報共有では、タイムラグが生じてしまうことも少なくありません。メールでの共有も、管理が難しくなってしまうというデメリットがあります。

専用システムを利用すれば、各部署の高精度な情報がいつでも確認可能です。このメリットにより、部署間のシームレスな連携が実現できます。重要な判断に要する時間を短縮することも可能です。

とりわけ経営陣は、判断材料として各部署の情報を参照することもあります。情報の共有が遅れていたり、提供される情報が正確でなかったりすると、組織として大きなミスが生じかねません。そうしたトラブルを回避するうえでも、システムが役立てられています。

3.作業状況をすぐに把握できる!

売上・利益予測のためには、直近の作業進捗情報が必要です。売上・利益予測の正確性は、そのまま予実管理の正確性にも影響します。各現場の作業進捗が高いリアルタイム性を伴って確認できない場合、予実管理の正確性に欠いてしまうでしょう。

専用システムでの一元化管理によって、見事にこの課題を解決できます。システム上には各現場から更新される作業進捗が表示されており、いつでも確認可能です。システム上でスムーズに集計できます。

さら工事原価といったデータを加えれば、正確な予実管理が実現できます。高いリアルタイム性や集計の容易さは、専用システムによる一元管理ならではのメリットです。

4.重複管理を防止できる!

各部署でシステムが独立している場合があります。問題なくオペレーションが進んでいるように感じられる場合も、無駄が生じている可能性は否定できません。代表的な例が、情報の重複管理です。

同じ情報を各部署がそれぞれのシステムに入力されている場合があります。情報が正確であれば共有は成立していると言えますが、タスクが二重に発生していることは事実です。修正が行われれば、再度同じ手間が発生することになります。

同一システムを組織全体で使用している場合は、重複入力は必要ありません。すべての人員が同じシステムを使用し、閲覧しているため、入力作業は一度で済みます。

***

事業者側の受け入れ体制や、実際に使用する担当者のITリテラシーが求められますが、システムによる一元管理が建設会社に大きな恩恵をもたらすことは事実です。現在は、建設業向けにさまざまなシステムのパッケージが提供されています。自社にあったものを導入してください。

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