迫りくるペーパーレス化の波！紙での書類管理のメリットとデメリット

社内文書や契約書などは、紙で管理することが一般的でした。しかし、近年ではペーパーレス化が進んできています。ペーパーレス化することに抵抗がある方も多いのではないでしょうか。紙での書類管理のメリットとデメリットを確認することで、考えが変わるかもしれません。ここでは、紙での書類管理のメリットとデメリットや、ペーパーレス化する方法、紙で管理した方がいい書類などについて詳しく解説します。

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紙での書類管理のメリット
紙での書類管理のデメリット
ペーパーレス化を実現するための流れ
残すべき書類と電子化していい書類の見極め方

1.紙での書類管理のメリット

紙での書類管理には、次のようなメリットがあります。

書類にメモしやすい

書類に直接ペンなどでメモを残すことで、書類を扱いやすくなります。ペーパーレス化した場合、データサーバーから書類データをダウンロードして、ソフトを用いてメモを書くという手間がかかります。

誰でも書類を管理できる

ペーパーレス化すると、最低限のPC操作の技術が必要となります。紙の書類は、管理に技術が必要ないため、誰でも管理できます。

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2.紙での書類管理のデメリット

紙での書類管理は、メリットよりもデメリットの方が多いため、よく確認しておきましょう。次のようなデメリットがあります。

目当ての書類を探すことに時間がかかる

書類が大量にあると、仕分けの中でさらに仕分けが必要です。ペーパーレス化すれば、フォルダの中にフォルダを作り、目当てのフォルダをクリックするだけで書類を見つけられます。紙の書類は、束になった書類の中から目当ての書類を見つけるのに大きな手間がかかるでしょう。

書類が劣化する

紙の書類は、時間が経つと黄ばむことがあります。また、誤って破いたり汚したりすることもあるでしょう。ペーパーレス化すれば、書類の劣化や紛失などの心配がなくなります。

盗まれるリスクがある

重要な書類は、金庫などに保管するものですが、それでも内部の人間によって盗まれるリスクがあります。ペーパーレス化すれば、書類が管理されているフォルダへのアクセスを制限できるため、盗まれるリスクを抑えられるのです。

書類が多いとオフィスが片付いていないように見える

デスクに書類が積まれているオフィスは、片付いていないように見えます。取引先の人をオフィスに招いた際に、悪い印象を与える可能性があります。ペーパーレス化すれば、整理整頓しやすく、すっきりした印象のオフィスになるでしょう。

3.ペーパーレス化を実現するための流れ

ペーパーレス化は、既存の紙の書類をスキャナで読み取り、データとして保存します。IDとパスワードでアクセスできるサーバーに保存しましょう。社内のパソコンからアクセスできるように設定し、役職や部門ごとにアクセス権を制限します。

一気にペーパーレス化すると混乱を招く恐れがあるため、初めの間は紙とデータの両方を活用しましょう。また、ペーパーレス化がある程度進んだら、社員にタブレットを配布するなどして、利便性の向上を図ることが大切です。

4.残すべき書類と電子化していい書類の見極め方

全ての書類をペーパーレス化すると、必要なサーバーの容量が大きくなり、維持費も高くなってしまいます。そのため、紙で残す書類とペーパーレス化する書類を分けることが大切です。よく使う書類はペーパーレス化し、ほとんど使わない書類は紙のまま保管しましょう。たまにしか使わないのであれば、書類を探す労力による不利益も少なくて済みます。

契約書などは頻繁に使う書類ではないため、紙のまま保管した方がいいでしょう。現在、進めているプロジェクトの資料などは、チームで簡単に共有するためにも、ペーパーレス化することをおすすめします。

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ペーパーレス化することで、書類を探す手間を大きく削減できます。紙の劣化によるデータの紛失を心配することもありません。紙の書類のメリットは、メモを残しやすく、誰にでも管理できることですが、それよりも書類を探す手間や劣化などのデメリットの方が大きいため、ペーパーレス化を進めた方がいいでしょう。いきなり全ての書類をペーパーレス化するのではなく、社員が不便な思いをしないよう、少しずつ進めていくことが大切です。