うまく使えていますか？工事管理システムを導入・運用する際の課題

建築業は多くの人と人とが関わり合い、ひとつのものを作り上げていく仕事です。この作業を効率的に進めていくためには、工事管理システムの活用がおすすめです。しかし、工事管理システム導入にはいくつかのハードルがあり、容易とは言えません。そこで今回は、工事管理システムの導入・運用に関する課題や、その解決法について解説します。

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工事管理システムを導入することのメリット
工事管理システムを導入する際の注意点
新しいシステム導入をスムーズに行うには？
システムの導入はあくまで「手段」

1.工事管理システムを導入することのメリット

工事管理システムには多くのメリットがあります。しかし、一口に工事管理システムと言っても、現在はさまざまな製品がリリースされており、特徴も異なります。そこで以下では、建築業における工事管理システム導入のメリットについて簡単にまとめました。

管理業務や事務処理にかかわる作業の効率化
案件発生から工事完成までにかかる業務の一元管理
費用の正確な把握
スタッフの最適な配置
柔軟なスケジュール管理と作業の確実な実施

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2.工事管理システムを導入する際の注意点

このように、建築業にとってもメリットの大きい工事管理システムですが、導入の際には注意しなくてはならない点があります。

第一に留意すべきは、現場スタッフの心理面です。すでに社内における仕事の流れが決まっている場合。多くの人は、フロー変更消極的です。たとえ作業の置き換えだけだったとしても、操作や手順に慣れるまでには時間と労力が必要。すでに多忙を極めているような現場であれば、ありがた迷惑となるケースも少なくないでしょう。

そのため、システム導入担当としては、工事管理システムの採用によりどのような効果があるのかを現場に対してしっかり説明できなくてはなりません。同時に、自社にマッチしたシステムの選定やカスタマイズがいかに重要かについても把握しておく必要があります。

3.新しいシステム導入をスムーズに行うには？

それでは、実際に新システム導入におけるポイントについて、順を追って見ていきましょう。

シンプルかつ柔軟なシステムの選定

工事管理システム導入により現場の負担が一時的であっても増えることは免れません。そのハードルを少しでも低くするためには、操作を自社の業務に合わせてシンプル化できるかがカギです。たとえば時刻入力をする際はタイムスタンプボタンひとつで完了できるようにしたり、自由入力欄をできるだけ減らしてドロップダウンリストにしたりといった工夫が必要です。

なお、導入を進めていく上では追加リクエストが社内から持ち上がることも少なくありません。その際に備え、柔軟な対応ができるシステムを選ぶことも重要です。そのほか、マニュアルの整備やサポートデスクの設置など、問題解決がスムーズに行える環境を整備しておきましょう。

導入は小規模からスタート

一度の全部署へと新システムを導入するとなれば、大々的な教育スケジュールなどを組む必要があります。また、運用時に問題が発生することも多く、都度そのサポートを行わなくてはなりません。こうなると担当者のリソースが本来と別のところにばかり割かれてしまい、導入の遅れにもつながります。そのため、初期導入範囲についてはいったん小さく設定するのがおすすめです。

具体的には、工事管理システムが有効に活用できる10名未満のグループが理想的でしょう。また、そのグループにいる一人を導入担当に任命し、現在の状況の聞き取りなどを行いながら、無理のない範囲で進めていくのがポイントです。

対面による教育も必要

各部署における導入担当が数名出揃ったら、対面による教育のスケジュールを組みましょう。書面やメールだけでは多くの場合うまくいきません。「やってみせ、言って聞かせ、させてみせ」がとにかく重要です。

なお、研修時にはなぜその工事管理システムが必要になったのか、といった説明も加えましょう。そもそも、会社がどのような課題を抱えているのか把握できていない人もいるはずです。また、システム導入によりどのようなベネフィットが得られるのかが伝わらなくては、各人にとってモチベーションも上がらないでしょう。

導入後のレビューと改修

ある程度導入が進んだ後は、各部署の導入担当からレビューをもらいます。工事管理システムは運用するためのもの。それによって、作業効率向上という成果を得るためのものです。その目的を達成するためには、PDCAを回すのがもっとも健全かつ確実な方法と言えるでしょう。

4.システムの導入はあくまで「手段」

このように、工事管理システムは会社の規模が大きければ大きい程、導入までに多くの時間と労力を要します。そのため、いかにスムーズな普及を実現するかが、担当者の腕の見せ所となるでしょう。ただし、一点注意してほしいのは、システム導入はあくまで「手段」であり、「目的」ではないということです。

最終的な目標は、工事管理システムの活用によって社全体の作業効率を上げることです。しかし、導入を進めたいがあまり余計なルールを増やしたり、柔軟性を欠いた仕様へのカスタマイズを行ったりしていると、結果として“使いづらい”工事管理システムができあがってしまう可能性もあります。導入を進める際には、なぜこのシステムが必要なのか？そのためにブレてはいけない条件は何か？を、忘れないようにしましょう。

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工事管理システムは建設業で働く人にとって非常に有益なツールです。今後、さらに時代が進めば、必要不可欠な存在にもなるでしょう。作業効率化対策は現場スタッフの負担軽減にもつながる大切な施策です。ぜひこの機会に、工事管理システムの導入についてじっくりと検討してみてください。