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建設業の勤怠管理をエクセル(Excel)でしてはいけない3つの理由

建設業の勤怠管理をエクセル(Excel)でしてはいけない3つの理由
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建設業は働き方関連法の成立によって2024年4月から労働時間の上限規制がかかることは有名です。
建設業の多くの企業で勤怠管理として使っているエクセル(Excel)とタイムカードの併用が、今後できなくなるかもしれません。
現場への直行直帰が当たり前、手書き日報による始業・終業時刻を自己申告するなど、業界特有の勤怠管理が存在する建設業界で、これまで通りの方法を続けていると、働き方改革の波に乗り遅れてしまうことになる可能性があります。では、なぜ建設業の勤怠管理をエクセルとタイムカードで行ってはいけないのでしょうか。3つの理由と解決策についてご紹介します。

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1.働き方改革関連法で「適切な勤怠管理方法」に認められない可能性がある

前述にもありましたが、働き方改革関連法の成立によって2024年4月から建設業では労働時間の上限規制が設けられます。
しかし、建設業界の現場作業員の多くは、タイムカードなどで始業・終業時刻を打刻せず、自己申告や手書きの日報で報告を行った後、人事・労務担当者が日報をまとめて回収し、エクセルで労働時間を計算するといった勤怠管理が行われています。

日報に手書きすると、時間を間違えて記入したり、書き忘れてしまったりすることもあります。また、残業をしても日報に書かないように指示されたり、時間を短くして申告するよう指示されたりするなど、見えない長時間労働の一因とされてきたのです。さらに、1日に複数の現場を回るときは、現場ごとにある日報に書き込まなかったり、休憩時間などを記入し忘れたりすることもあります。

タイムカードの時間を転記してエクセルに手入力すると、思いもよらない入力ミスや入力漏れをすることもあるので注意が必要です。エクセルのシートに始業・終業時刻を入力して数式やマクロで労働時間を計算する方法でも、時間や手間がかかり、万が一入力ミスなどがあれば、計算をもう一度やり直さなければなりません。従業員の数が増えれば増えるほど、生産性と効率性が悪化してしまいます。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、労働時間を適正に把握するためには「客観的な記録」が求められています。エクセルとタイムカードでの勤怠管理は「自己申告」とみなされ、「客観的な記録」と認められない可能性があるのです。

手書きの日報は第三者による改ざんや虚偽報告のリスクが高く、業務記録としての信ぴょう性が低いため「客観的な記録」とはみなされません。エクセルとタイムカードで労働時間を管理する方法は結局のところ従業員の「手入力」にすぎないとみなされるため、始業・終業時刻を自己申告しているのと同じであると判断されるようです。

厚労省のガイドラインによると「客観的な記録」として「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録」などが例示されており、やむをえず自己申告による労働時間を把握するときは、正確な実態調査や適正な報告が行われる仕組み作りが必要だとされています。

2.労働基準法違反になる可能性がある

働き方改革関連法の一環として2020年4月から中小企業にも適用された改正労働基準法によると「企業が従業員の労働時間を客観的に把握」することが義務化されました。働いた日ごとに従業員の始業・終業時刻を確認・記録し、これをベースに何時間働いたかを把握・確認することが必要となったのです。しかも、タイムカードの打刻漏れを毎日チェックしていなければ、労働基準法違反となる可能性があります。

労働基準法違反となると、罰則の適用があります。例えば、36協定なしに法定労働時間(1日8時間、1週間40時間)を超えて従業員を働かせた場合は、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金となります(労働基準法第32条、労働基準法第119条)。

従来通りのタイムカードや手書きの日報などを使った勤怠管理では、給与計算に必要な労働時間の集計をまとめて行うことが多く、わずかな人員での手作業だと時間がかかるとともに、入力ミスや計算ミスが起こりやすくなります。月末になると担当者の負担が増え、残業するのが当たり前となっており、働き方改革に逆行することになりかねません。

また、残業時間や有休の消化状況の把握などの対応も遅れがちになってしまい、法改正で求められている従業員ごとの毎日の就労時間の確認や、タイムカードの打刻をデイリーでチェックするといったきめ細かな労働時間の管理は難しいかもしれません。

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3.不正打刻しやすく正確な勤怠管理とはいえない

直行直帰が当然のように起こる建設業の現場作業員は、現場へ向かう途中に会社に立ち寄ってタイムカードを打刻することもありますが、現場から会社にいる同僚に電話をしてタイムカードの出勤の打刻を頼んだり、現場の上長が代わりに退勤を打刻したりすることもあります。

建設業では日常茶飯事に行われ、黙認されていた行為ですが、今後は認められなくなるかもしれません。なぜなら、不正打刻は正確な勤怠管理とは言えず、データ改ざんとみなされるケースもあり得るからです。

タイムカードの打刻は、毎日決まった時刻に出社する管理部門などでは問題は生じませんが、現場作業員には不向きであることはたしかです。しかし、だからといって手書きの日報などでの事後報告や代理による打刻は、建設業界の特殊性によるものだから仕方がない、と容認できるものでもありません。

厚生労働省のガイドラインによると、管理職(使用者)が従業員の労働時間を確認し、タイムカードやICカード、パソコンなどを使って「客観的な記録」を残すことが求められています。「客観的な記録」と言えるためには、記録を自分で改ざんできない方式であり、自分の始業・就業時刻の記録が正しいことが第三者によって目で見て確認されていることが必要です。

エクセルによる勤怠管理だと、管理職が席を外している間に従業員が記録を改ざんすることも考えられます。また、勤怠管理システムのように申請・承認のフローを行えないため、始業・就業時刻の記録が従業員自身の手入力によって行なわれ、リアルタイムで打刻されたことを管理職が自分の目で見て確認することも困難です。

4.まとめ

建設業の勤怠管理をエクセルでしてはいけない理由がもうひとつあります。年次有給休暇の申請・承認及び年次有給休暇の付与・喪失に関する手続きは、口頭や手入力でしかできないことです。年休を取りたい従業員は上長に口頭で申請したり、用紙を提出したりして行いますが、エクセルでの勤怠管理の場合、承認後にデータを手入力する必要があります。

手入力すると入力ミスなどが起こる可能性があり、従業員がデータを勝手に改ざんして年休を追加することも考えられます。

エクセルによる勤怠管理では、自己申告や不正打刻などの問題があるため、働き方改革関連法に適した勤怠管理ができません。そこで、勤怠管理システムを導入すると、これまでの問題点が全て解消できるというメリットがあります。

勤怠管理システムでは、現場にいる作業員が、スマホやガラケーなどを使って始業時間と終業時間を打刻します。作業員自身の手でリアルタイムに打刻するため「いつ」「誰が」打刻したのかがはっきりと分かり、自己申告や代理で打刻してもらう必要もなくなります。

勤怠管理システムでは、打刻したデータを読み取り、自動で労働時間や残業時間を集計します。タイムカードや手書きの日報を転記し、エクセルを使って労働時間や給与計算をする必要がないため、事務手続きが大幅に簡略化でき、月末の煩雑さが平準化されるのです。

また、クラウド型の勤怠管理システムなら、労働時間を打刻する作業員と、データを管理集計する人事担当者の間でデータが共有できるため、時刻の入力ミスなど単純な間違いを防ぐこともできます。

入社日と勤務実績・勤続年数に応じた年次有給休暇を自動的に付与することや、消失した年次有給休暇の処理など、エクセルでの管理の場合は従業員自ら行う必要がある手続きを、勤怠管理システムなら自動的に管理することが可能です。

建設需要の高まりの中、より働きやすい環境を整えることが業界全体の急務となっています。勤怠管理システムを活用することによって、現場作業員の負担も減り、管理部門の業務の効率化が可能です。建設業界の働き方改革のためにも、勤怠管理からIT化を進めましょう。

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