建設業でのワークフローシステム

ワークフローシステムとは
ワークフローシステム導入のメリット
MAJOR FLOW Zの特徴
まとめ

1.ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、従来、紙とハンコで行われてきた社内の決裁業務を電子化するシステムです。

具体的には稟議書など社内の決裁書類を電子化し、パソコンやスマートフォンなどを利用してあらかじめ
決められたルールに従い、決裁処理を行うことで、業務に関与する人や組織および役割の明確化、
進行中の業務の現状把握や進捗管理、意思決定のスピードアップ、業務の省力化やペーパーレスによる
コスト削減、記録保全による内部統制の強化などを支援致します。

2.ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムの代表的な導入メリットは下記の通りです。

①意思決定の迅速化（決裁のスピードアップ）

⇒紙の郵送が不要になり、離れた拠点（例えば現場と本社など）でも瞬時に承認依頼が行えるようになる。
　また、決裁の結果も即時に知ることができるようになります。

②記入漏れ、計算ミスなどのケアレスミスの削減

⇒必須項目や入力形式（例えば半角英数のみ入力可能など）のチェック、各項目の計算をシステムが行うため、
　入力漏れや計算間違いなどのケアレスミスによる差戻し・再申請を事前に防止。承認時の内容チェックに
　必要だった時間も大幅に削減することができます。

③決裁ルールの遵守や承認履歴による内部統制の強化

⇒社内規定と申請内容を照合して適切な承認者を選出。いつ・誰が承認したという履歴も明確になり、
　内部統制強化を支援します。

④承認状況の見える化

⇒ワークフローの進捗を常に視覚的に把握できるようになります。今後の決裁予定の確認はもちろん、
　決裁が遅延している場合、どこで滞留しているのかを瞬時に確認できます。

⑤ペーパーレス

⇒各種書類が電子化されるのでWordやExcelを印刷していた紙が不要になります。
　単純に紙がなくなるだけでなく、承認された申請書はデータベースに即座に保管されるので、
　ファイリングの手間もなくなり、必要時の検索も簡単に行えるようになります。

⑥コスト削減

⇒「紙」「郵送費」「運送費」などの費用が不要になるだけでなく、入力に必要だった時間や
　承認のために帰社していた移動時間なども不要になり、人件費の大幅削減にもつながります。

上記以外にもメリットは沢山ありますが、これだけでもいかに社内業務の効率化に有効なのか、
ご理解頂けると思います。

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3.MAJOR FLOW Zの特徴

今回ご紹介させて頂きたいワークフローシステムはMAJOR FLOW Zです。

MAJOR FLOW Zは金額など記入内容に応じて適切な承認者を判別する条件分岐や同時に
複数部門での承認を実現する並列フローなどに対応した高機能なワークフローエンジンが特徴。

システムに運用を合わせて頂く必要がなく、企業の決裁ルールをそのまま実現でき、
さらに、承認者不在時にはより上位の承認者（例えば課長不在時には部長）が承認を行なう
「引上承認」や事前に申請内容を伝える「根回し機能」など数々の特徴的な機能により、
円滑な決裁をサポートします。

また、ワークフローシステムを検討する際には対象となる用途も大きなポイントです。
社内には様々な書類が存在しております。
当初、目的としていた申請書の電子化に成功した際、他の申請書も電子化したくなったという声を
よく聞きます。
その際、拡張性がない稟議書専用のシステムを採用した場合、新たな要望を満たすためには
別のシステムを導入することが必要になり、システムの二重管理が必要になってしまう可能性があります。
MAJOR FLOW Zはラインナップに自由に新しい申請書を追加できる汎用ワークフローと
経費精算システムを用意しているので簡単に対象業務を拡張可能です。

さらに他システムとの連携機能も充実しており、MAJOR FLOW Zの申請だけでなく、
ガリバープロステージのようなERPシステムと連携し、ERPシステムで「受注工事登録」や
「実行予算登録」など行なう際の多段階承認も実現致します。

4.まとめ

ここまでご紹介させて頂きました通り、ワークフローシステムで決裁業務を電子化すると
様々なメリットがございます。
ペーパーレスやコスト削減はもちろん、これまでは現場と事務所の距離を理由に現場の判断に
任せがちになっていた各種決裁を社内規則に遵守した形に改善し、内部統制を強化し、監査対策を
行なうことができます。

さらに、ワークフローシステムは「働き方改革」にも効果を発揮します。

「働き方改革」を実施しなければならない理由としては、労働力人口の減少、少子高齢化、労働生産性の低さ、
長時間労働などの背景があります。いずれも大きな社会問題ですが、特に「労働生産性の低さ」が
改善すべき対象として注目されています。

「労働生産性」についてワークフローを導入することで、業務の手続きがテレワークでも行える環境になり、
柔軟な働き方を実現しやすくなり外出などオフィス不在による業務停滞の改善にもつながります。
申請業務のほかに、承認・決裁業務がオフィス外でも可能になるため、会議や打合せで自席を
外しがちな管理職の業務効率化にも繋がります。