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【建設業】なぜ業務の属人化が発生するのか？原因と解消方法を分かりやすく解説
建設業で属人化が発生することには、人手不足などの課題が関係しています。自社事業の安定性を高めるためにも、属人化の原因や解消方法について知りたい方は多いのではないでしょうか。
今回は、建設業における属人化の概要を紹介し、属人化が発生する原因とリスク、解消する方法と注意点を詳しく解説します。
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建設業における属人化とは？
そもそも属人化とは、特定の作業や業務手順に関する情報を、個別の担当者しか把握していない状態を指す言葉です。業務が属人化すると、従業員間の仕事量のバランスが偏ったり、担当者がいないことで業務進捗に影響が出たりする可能性があります。
建設業において考えると、特定の熟練作業員に主要な業務が集中してしまい、企業として技能の蓄積・水平展開ができていない状況などが該当します。例えば、コアとなる技能が属人化していた場合、ベテランの作業員が退職するとスムーズに業務が進められず、顧客からのクレームに発展するリスクも否定できません。
建設業において属人化が発生する原因とリスク
次に、建設業において属人化が発生する原因とリスクについて、詳しく見ていきましょう。
原因①人手が足りていない
建設業界では長らく人手不足が叫ばれています。国土交通省の「最近の建設業を巡る状況について」によると、平成9年は685万人であった建設業就業者が、令和3年には約200万人減の482万人 となりました。
人手が足りていないことから1人の担当者が複数の業務を進めたり、現場を掛け持ちしたりするケースも多く、業務が属人化しがちです。
原因②情報共有のフローが整っていない
情報を共有できるフローが整っていないことが原因で、業務が属人化に陥っているケースも少なくありません。例えば、担当者が個別で顧客を管理しており、有益な情報を共有できるフローが整備できていない場合、大きな機会損失を生んでいる可能性もあります。
このような場合は、情報共有のためのツールを導入することで、解決が見込めるケースも多いです。
リスク①業務のブラックボックス化
特定の担当者しか業務内容を把握していないことで、担当者によって見積もり内容が変わったり、ベテラン作業員がいないと業務が遅れたりするなどのリスクが生じかねません。業務内容がブラックボックス化してしまうと、解決に向けて分析することも困難になります。
リスク②品質にばらつきが出てしまう
属人化によって、自社が提供するサービスの品質にばらつきが出る恐れがあります。業務に関する必要情報の一元管理や、ルールの明確化などが重要です。
建設業の属人化を解消する方法と注意点
建設業の属人化を解消する手順について紹介します。
【STEP①】現状業務を把握・分析する
まずは、現状の業務内容を把握・分析します。具体的には、作業人数や必要スキル、リードタイムなどの情報を収集しましょう。
【STEP②】改善が必要なプロセスを選定する
次に、改善が必要な業務プロセスを選定します。無駄の多い業務やボトルネックとなる業務などを、重要度・緊急度といった指標で評価して、優先順位を決めてください。
【STEP③】業務プロセスの標準化を図る
優先順位に従って業務フローの整理及びマニュアル作成を行い、業務プロセスの標準化を図りましょう。トラブル発生時の対応などについて検討しておくことも重要です。
なお、これらのステップを通じて属人化の解消を図る際には、以下のポイントに注意してください。
・業務の仕組みはなるべくシンプルにする
・仕組みを作った後も継続的に改善を図る
・システム・ツールを導入する
上記の中でも、特に建設業に見合ったシステム・ツールを導入することは重要です。自社事業の形態や規模に適したシステム・ツールを選定しましょう。
まとめ
建設業で属人化が発生してしまうと、業務のブラックボックス化や品質のばらつきといった問題に発展しかねません。自社の事業経営の安定性を高めるためにも、属人化を防ぐことは重要な課題です。
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