【特設ページ】『空飛ぶ工事BOX』導入事例　　　　　　　（株式会社JR西日本レールテック　インタビュー）

＜はじめに＞　

　株式会社JR西日本レールテック様はJR西日本100％出資のグループ企業として、鉄道の安全・快適な運行を支えるための保守・管理業務を担う専門技術会社です。
高度な専門技術と長年培ってきたノウハウを持つ技術者集団が、現場の最前線で鉄道インフラを守っています。
同社は西日本を中心に多くの支店・営業所があり、それぞれの場所から出た請求書類を本社にまとめ保管する作業に、様々な手間がかかっていました。
「空飛ぶ工事BOX」導入後、時間もコストも大幅に削減したと聞きましたので、今回インタビューさせていただきました。

「ガリバー」との連携が決め手！クラウド活用で実現するペーパーレスな証憑管理
ファイリング不要・郵送不要 ― 時間とコストの大幅削減を実現
会社概要
導入製品

1.システム導入の背景

--空飛ぶ工事BOXを導入する前は、どのように業務をされましたか？

　弊社はあさかわシステムズ社製の基幹システム「ガリバー」を使用しているのですが、「ガリバー」で入力した会計伝票を出力して請求書等の証憑類を添えて上長に提出。上長は内容確認後に会計伝票や請求書等に押印。
請求書等は本社へ郵送。本通を郵送する書類は控えとしてコピーを残す。その後それらの書類をファイリングして保管という流れがありました。
毎度、押印、コピー、保管作業があり、請求書だけでも1か月に約3,000枚はあるので、とても大変でした。
更に弊社は支店が4支店、営業所・現場事務所を合わせると40拠点程あります。
請求書を本社に郵送しなければいけないのですが、書類の流れとしては、営業所・現場事務所→支店→本社となり郵送費用も時間もかかり非効率だと思っていました。

--「空飛ぶ工事BOX」を導入するきっかけや理由は何でしたか？

　先ず、電子帳簿保存法の要件が緩和されたことです。
2022年の電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプの付与が不要となるケースが増えました。これにより、クラウドサービスの導入のハードルが大きく下がりました。
あとは、業務を効率化するために、はんこレスやペーパーレス化を進めたかったためです。決め手としては、「ガリバー」シリーズとの連携により業務と証憑保管が一連で運用できる点が良いと感じ、導入を決めました。

２.システム導入の効果

--社員や現場スタッフからの反応はどうでしたか？

　まだ3か月しか使用していないからだと思いますが、紙のほうがチェックをしやすいという社員もいます。ただ、会計伝票を印刷しなくてよい点、紙書類が郵送不要になった点、書類のファイリングの手間が無くなった点など良くなったところは多いと聞いています。また、操作面で利用者が不便に思う部分があるのではないかと不安がありましたが、最近は慣れもあり問題にはなっていません。
経理担当者は、承認状況照会より申請書類の承認状態の確認ができ、伝票承認の押印作業がなくなったことでスムーズになったと話していました。

--導入後、具体的にどのような業務改善がありましたか？

　上記にも挙げましたが、経理関係書類のファイリングの手間がなくなった点、経理関係書類の郵便代が大幅に削減した点、会計伝票の印刷をしなくなったことによる消耗品費の削減、はんこレスによる業務手順の簡素化に繋がったことなどが大きな改善点かと思います。

--コスト削減や時間効率向上の成果があれば教えてください。

　まだ予定となりますが、年間300万円の経費削減につながる予定です。
具体的な内訳は、郵便代年間30万円、賃借料年間40万円、産廃費年間50万円、会計伝票出力減による諸経費削減で180万円です。

3.会社概要

　　商　号　株式会社JR西日本レールテック
　　創　業　 1992年
　　代表者髙橋　亮一
　　資本金 1億円
　　本　社大阪府大阪市淀川区
　　従業員数 1,152名
　　事業内容● 建設業（線路保守工事）
● 建設コンサルタント業
● 線路保守用大型機械メンテナンス
● 計量証明事業
　　URL　　　https://www.railtec.jp/

　　　　　　