驚くほど業績が上がる！！「経営の可視化ポイント」と「業務効率化のポイント」をご紹介します！

なかなか業績が上向かないが原因がハッキリしない、それになんだか業務効率が悪い気がするといった悩みはないでしょうか。
驚くほど業績が上がる経営の可視化ポイントや、業務効率化のポイントをご紹介します。

自己紹介

私たちはゼネコンの電算室での基幹業務システムの開発をルーツに持つ創業約40年の会社です。
完工高が約10億から1,000億まで、大小様々な建設業のお客さま約1,000社にシステム導入を行ってきました。
お客さまの業務効率化、経営課題をＩＴで解決したいと日々取り組み続けるなかで、直面した課題やノウハウから様々なポイントが見えてきました。
それを活かし、業績把握が遅く経営の可視化ができていないと感じている会社や、生産性が低いと感じている会社の課題を解決して行きたいと考えています。

経営の可視化ができない・生産性があがらない理由

よくあるポイントを３つ紹介します

１．管理資料の大半が紙になっている

紙で行うことは実際非常に便利です。微調整や書き直し、メモ書きを簡単に行うことができるので、現場担当者にとって使いやすい方法だと思います。

様々な情報が集計された経営資料を印刷し紙で見ているということは問題ないと思います。
しかし、経営資料の元となる資料が紙で蓄積されている場合は、工事ごとの収支や詳細の分析を行うことができず、また欲しい情報がすぐに手に入らないため、あいまいな情報に基づいた判断にならざるを得なくなります。
その結果、客観的な根拠に基づく経営判断を行うことを難しくしてしまっています。

また、事務担当者にとっても金額等の確認に苦労したり、会計システムへの入力、さらに書類保管の管理に多くの時間を使ってしまい生産性を下げる要因になっていると言えます。

何か調べごとをしようと思ったらまず紙という会社はこの状況になっていると思います。

２．分断された複数の業務システムを使っている

建設業の業務は多岐にわたるため、１つのシステムで完結させることは難しいものです。
しかし、過去に断片的にシステム導入をしていった場合に、業務の流れの中でシステムと紙が複雑に存在していたり、システムへ入力したデータと同じ内容を、別のシステム入力するといった作業が行われているケースがあります。

このようなケースでは、単純に作業量が２倍になっているだけでなく、非常に属人的な複雑な業務が発生していたり、情報の保管場所があいまいになるなどのトラブルが発生していることがあります。

３．15年以上前から同じシステムや、汎用的なパッケージシステムを使っている

長く同じシステムを使っていることは、業務に合っているという見方をすることはできます。
しかし、建設現場や事務部門の業務手順、また周囲をとりまくシステム環境は当時から大きく変わってきています。
そのため現在の業務とマッチしておらず、不必要な処理が多く行われてしまっているかもしれません。
また、過去に重要だったものの、実は今は不要になっているはずの作業がいまだ行われていることもあります。

汎用的なパッケージシステムは、どんな会社でも業務に活用することができますが、入力可能な情報の種類に制限があるなど、経営判断に必要な情報を得られないためにその部分を別作業で集計していたり、会社独自の事務処理に対応しておらず、多く非効率な作業が行われていることがありあます。

管理業務の多くはシステムに大きく依存していることが実態です。そのため、システムを全く更新していないことが、生産性が上がらない要因になっているかもしれません。

経営の可視化や業務効率の改善の方法

経営の可視化や業務効率の改善のため、
管理業務を強力にサポートしてくれるERPシステムを導入することがあります。

ERPシステムを導入することで、これまで複数の書類、システムを組合せて確認していた情報を１つのシステムから簡単に得る事ができるようになり、スピーディーな経営判断を行うことができます。また、二重入力が無くなることで業務効率を向上させたり、システムに関するサポートをまとめることができたりと、多くのメリットが期待できます。

ただし、費用が抑えられる、人気だからといった理由ではなく、建設業に特化したERPシステムを選ぶことをお勧めします。

例えば、建設業は独自の会計処理が行われるため、通常の商業簿記や工業簿記の会計システムでは対応することができません。また、実行予算や出来高の管理も建設業独自の業務のため汎用的なシステムでは実装されていないかもしれません。

建設業特化ではない、合っていないERPシステムを導入してしまうと、非常に使いづらく、かえって生産性を下げてしまうことや、カスタマイズ費用が高くなってしまうことがあります。

チェックリスト

このような、当社が実際に直面してきた実例を踏まえて、
経営の可視化や業務効率化に悩んでいる会社、システム化を進めているが課題を感じている会社や、全くイメージが湧かない会社であっても、まずは業務のムダを総点検解決するチェックリストを作成しました。

「システムを入れると効果がある業務チェックリスト」