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電子帳簿保存法(電帳法)のメリット
現代では様々なシーンにおいてIT化が進んでいると同時に、電子化も進んでいます。従来は紙の書類の形で保存していた帳簿などの書類も、1998年に「電子帳簿保存法」が制定されたことによって電子化できるようになりました。
本記事では、電子帳簿保存法とはなにか、導入するためにはどうしたらいいのかという基礎知識から、メリットやデメリットまで詳しく解説します。
1.電子帳簿保存法(電帳法)を導入するには
電子帳簿保存法(以下、電帳法)を導入する方法を紹介する前に、まずは電帳法がどういった法律なのか説明しましょう。
電帳法とは、国税関係の帳簿類・商標類などの全部もしくは一部を電子データで保存することを認める法律です。従来は基本的に会計帳簿・決算書などの書類は紙で保存しており、電子データになっている文書をわざわざ紙に印刷して保存することを義務付けている企業もあるなど、非効率的な保存方法がとられていました。
そこで手間の削減による業務効率化、保存場所の確保や紙と印刷にかかる費用の削減など電子化によるメリット享受を目的として電帳法が成立されたのです。
では、このメリットを十二分に得るためには、どういったポイントに注目して導入すればいいのでしょうか。
電帳法を導入するための流れは以下の通りです。
1. 課題を明確化する
2. 業務整理や業務フローの設計をする
3. システムを検討する
4. 税務署へ申請する
まずは、課題を明確化することが必要です。電帳法を導入する目的は企業によって異なるため、最初に課題を洗い出しておきましょう。
一般的に、電帳法を導入することで得られるメリットとして「コストの削減」「業務の効率化」「リスク回避」などが挙げられます。このようなメリットも考慮した上で、自社が電帳法を導入する目的をはっきりさせておくことが大切です。
導入する目的を明確にしたら、電子化したい書類をピックアップし、書類ごとの課題点を明確化します。そして、これまでの業務フローを振り返ってどこに問題があるのか調査した上で導入後どのような業務フローになるのか整理し、設計するのです。
導入後どのような効果を得られるのか、どういった点が改善できるのかもシミュレーションしておくと良いでしょう。
次に電子化を行うために利用するシステムを検討します。
電帳法にはシステムに関する要件があるため、自社で電子化する書類の内容と照らし合わせて要件に合うシステムを採用することが必要です。
それぞれの書類に応じたシステムを検討し、自社システムとの連携はできるのか、またスマートフォンには対応しているのか、さらに導入・運用費用などについてもチェックしておきましょう。
最後に、税務署へ申請します。電帳法では、電子データ保存するにあたって税務署の承認を受けなければならないため、書類の保存を始める3カ月前までに税務署への申請が必要です。
つまり、電帳法を導入しようと検討する場合、少なくとも3カ月以上前から電帳法の導入について計画を立てる必要があるので注意してください。
2.電子帳簿保存法(電帳法)のメリット1：コスト削減
電帳法を導入することにより、コスト削減というメリットが得られます。
具体的には、アナログの書類を作成するための紙の使用量・印刷する際のインク代・書類を保管するファイル代や保管場所などのコスト負担がなくなるのです。 書類を管理する場合にかかる人件費も削減できるため、大きなコストダウンが期待できます。
もちろん、電子化したデータを自社サーバーで管理するためには管理費が発生します。 しかし、クラウドサービスなどを利用すればサーバー管理費が必要なくなるため、さらなるコストダウンを期待できるでしょう。
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3.電子帳簿保存法(電帳法)のメリット2：業務効率化
電帳法を導入することにより、業務を効率化することが可能です。
具体的には、これまで手作業で行ってきたファイリングや書類整理などの業務時間を削減できる上、情報の検索性も向上するため欲しいと思った情報を探す時間も短縮できます。
ネット上でのやり取りもできるため、支社・支店といった遠隔拠点との連携をとりやすくなるのも大きなメリットだと言えるでしょう。電子化されたデータでのやり取りが可能になれば、紙の書類が到着するのを待つ必要もありません。
また、電子署名やタイムスタンプといった原本性の証明にもなるため、領収書などの書類について不正が発生しにくくなり、また各種申請内容との正否確認もしやすいこともメリットです。
2016年・2018年の要件規制緩和により、スマートフォンなどによる撮影の認証が可能、原本性の証明に電子署名が不要、電子化した書籍も原本を破棄してもいいなど、要件のハードルが下がってきているため、今後さらなる業務効率化が期待できるでしょう。
4.電子帳簿保存法(電帳法)のメリット3：リスク回避
紙ではなく電子データに変わることで、コピーやバックアップをとり、データを分散管理することが可能です。また、紙とは違い誤って破棄してしまうといったリスクを避けられ、自然災害などの不測の事態が起きても復旧しやすいというメリットがあります。
紙の書類で保存していると記載された文字が判別しにくいといった問題や、劣化や破損のリスクが生じるものです。しかし、電帳法を導入すれば、読みやすい状態のまま長期間かつ安全な状態で保存することができます。
このように、紙での保存ではなく電帳法でデータを保存することによって、様々なリスクを回避することができるのです。
5.電子帳簿保存法(電帳法)のデメリット
電帳法を導入すると様々なメリットがありますが、一方でデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
電帳法を導入するデメリットは以下の通りです。
● 初期費用がかかる
● 紙での保存が必要なものもある
● システムがダウンしてしまうと書類を読み込めない
まず、電帳法を導入するデメリットとして、初期費用がかかることが挙げられます。 書類を電子化するためにはいくつかの要件を満たす必要がありますが、全て自力で行うのは困難です。
そのため、ほとんどの場合はシステムの導入を検討することになるでしょう。システム導入には数百万円規模の初期費用が必要となります。
次に挙げられるのは、電子化を導入した場合でも全ての書類を電子化できるわけではないため、紙の書類も残ってしまうことです。このことから、電子データとして保存する必要はないと判断する企業も少なくないでしょう。
また、電子化した書類をシステムサーバーへ保存する際に、ネットワークの回線が途切れた場合や、導入しているシステムがダウンした場合には、書類を確認したり検索したりすることが難しくなります。
業務に支障きたす前に修復ができれば問題ありませんが、最悪の場合はデータの復旧ができなくなってしまうというリスクも存在します。
このように、電帳法の導入にはメリットとともにデメリットも存在します。そのため、自社に導入すべきかどうかをしっかりと検討する必要があるのです。
6.まとめ
電子帳簿保存法は改正を繰り返しており、さらに業務効率化が加速することが予測されます。そのため、今後の状況に応じてシステムもより使用しやすく進化していくでしょう。
電帳法を導入する際には初期費用がかかってしまったり、全ての書類を電子化できるわけではないので紙の書類も残ってしまったりするなどデメリットも存在します。 しかし、電帳法を導入することにより業務の効率化やリスク回避、コスト削減といった大きなメリットを得られるのもまた事実です。
書類を電子化できれば、これまでよりもはるかに便利かつ効率的な業務が可能になります。 本記事でご紹介したことを参考にして、ぜひこれを機に電帳法の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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