建設業でペーパーレス化をするメリットや方法について解説

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書類を扱うことが多い建設業では、ペーパーレス化が注目されています。実際に、書類を管理するのが面倒に感じている建設業の関係者の方も多いのではないでしょうか。

今回は、建設業における、ペーパーレス化を行う具体的なメリットや方法について解説します。ペーパーレス化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

建設業のペーパーレス化とは

ペーパーレスとは、紙媒体の書類をデータ化し、タブレットやパソコンで閲覧できるようにすることです。
電子帳簿保存法の改正やテレワークの普及により、業種を問わずペーパーレス化が進んでいると考えられます。

業者間でのやり取りが多い建設業では、契約書や図面など多くの書類を扱うため、ペーパーレス化の必要性が注目されています。

ペーパーレス化が必要な理由

建設業では、紙の書類が多くの課題を引き起こしています。

たとえば以下のような問題が挙げられます。

• 書類を保管するスペースの確保が難しい…長期保管が必要な書類が多く、収納スペースが圧迫されている。
• 検索性が低い…必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率が低下している。
• コストの増大…紙や印刷にかかる費用だけでなく、郵送や保管コストも発生している。
• 環境への負荷…紙の使用量が多いと、環境への影響も大きくなる。

ペーパーレス化は、これらの課題を解決する有効な手段です。

建設業でペーパーレス化をするメリット

ここからは、ペーパーレス化を進めるメリットについて見ていきましょう。

業務効率の向上

ペーパーレス化のメリットとして、書類関連の業務効率化が図れる点が挙げられます。必要な書類をデータ化しておけば、印刷をしたり関係者に送付したりといった手間の軽減につながります。また、図面の修正が発生した場合も、データ化しておくことでスムーズに共有できます。

コスト削減

書類を紙ではなくデータとして記録することで、印刷代や郵送代といったコストを削減できるのもメリットとして挙げられます。書類を扱うことが多い建設業では、印刷代や郵送代だけでも、回数を重ねれば大きな負担となるでしょう。しかし、データ化によってコストカットできれば、浮いた費用を他に充てられるため、経営によい影響を与えます。

コンプライアンス強化

ペーパーレス化を実現すれば、コンプライアンスの強化が可能です。例えば、契約書をデータ化して一元管理ができれば、契約を結ぶまでの流れがわかりやすくなります。社内監査もスムーズに行えるため、法令遵守につなげられるでしょう。

セキュリティの強化

ペーパーレス化による管理は、紙媒体よりもセキュリティを強化できます。重要事項が記載された資料にパスワードや閲覧制限をつけておけば、情報が漏れる心配がなくなるでしょう。また、クラウド上に資料を保存しておけば、何らかのトラブルや災害で端末が故障しても、データが消失することを防げます。

建設業でペーパーレス化する方法

ここからは、実際にペーパーレス化を進める方法について紹介します。

対象となる業務や書類を決める

まずは、ペーパーレス化をする業務や書類の優先順位を決めます。例えば、利用頻度が高い書類や社内のやり取りで完結する資料など、効率化を見込める書類からペーパーレス化を進めるとよいでしょう。

ただし現行の法律では、全ての書類をデータ化できるわけではありません。そのため、どの書類であればデータ化できるのか確認したうえで、実施するようにしましょう。

使用するツールを選ぶ

次に、データ化に使うツールを選定します。ツールを選定するポイントは、最初から1つに絞るのではなく、複数のツールを比較することです。ツールによって、データ化できる書類の種類や使いやすさ、費用などが異なるため、総合的に判断して選択するようにしましょう。

無料トライアル利用後、ツールを導入する

選定したツールを導入する際は、無料トライアルを利用して使用感を確認することが大切です。一見すると使いやすそうに見えても、実際に操作すると扱いづらいと感じるケースがあります。こういった事態に陥らないためにも、まずは無料版で使用感を確認した上で、導入するかを検討するようにしましょう。

社内に周知する

導入するツールについて、社内へ周知することも重要なポイントです。社内へ周知ができていないまま導入した場合、従業員に浸透せず導入コストが無駄になってしまう可能性があります。

このような事態を防ぐためにも、書類を扱うことが多い部署や現場の作業員など、ペーパーレス化に関わる人を集めて研修を開催しましょう。事前に作成したマニュアルに沿って説明を行い、使い方を覚えてもらうようにすれば、ペーパーレス化が浸透しやすくなるでしょう。

運用を開始する

社内への周知を終えたら、運用を開始しましょう。運用後は定期的に効果測定を行い、1つの業務にどのくらいの効果が現れているのか、可視化することが大切です。ここで得られたデータをもとに、段階的に導入の幅を広げれば、ペーパーレス化をスムーズに実現できます。

建設業におけるペーパーレス化の具体的な取り組み例

建設業では、さまざまな書類が日常的に取り扱われており、これをデジタル化することで業務効率が飛躍的に向上します。

以下では、ペーパーレス化の具体的な取り組み例を5つご紹介します。

クラウドサービスでの書類管理

クラウドサービスを活用することで、書類をデジタルデータとして安全に保管し、リアルタイムでアクセスできる環境を整えることができます。
プロジェクトごとに書類を分類しておけば、関係者が必要な情報に簡単にアクセス可能な仕組みを構築できます。

クラウドサービスでの書類管理を行うメリット

• 書類の検索性が向上する
• 紛失リスクを軽減できる
• リモートワークに対応できる

取引書類の電子化

請求書や発注書などの取引書類を電子化することで、紙の使用を削減できます。
また、電子契約サービスを併用することで、契約業務の迅速化も実現できます。

取引書類を電子化するメリット

• 印刷や郵送コストを削減できる
• 契約書類を迅速に処理できる
• 環境負荷を軽減できる

紙の日報のオンライン化

現場作業員の日報をオンラインで記録・送信できるようにすることで、現場と本社の情報連携がスムーズになります。
特に、スマートフォンやタブレットを活用することで、作業報告を簡単に入力・送信できるようになります。

紙の日報をオンライン化するメリット

• 現場からの迅速な情報共有が可能になる
• データ集計を効率化できる
• ミスを減少させ、作業の正確性を向上できる

FAX複合機の導入

FAXは依然として建設業界で利用されることが多いですが、最新の複合機を導入することで、FAX内容をデジタルデータとして管理することができます。
この結果、紙の使用を大幅に減らせます。

FAX複合機を導入するメリット

• 紙の使用量を大幅に削減できる
• 受信データを一元管理できる
• 電子メールとの統合で業務を効率化できる

オンライン上で完成書類の一部を納品

完成書類をPDFや電子データとして納品することで、印刷や郵送の手間を削減します。顧客もデジタル書類の活用により、業務効率が向上します。

オンライン上で完成書類の一部を納品するメリット

• 顧客とのやり取りを迅速化できる
• 納品コストを削減できる
• データ形式での保管によって長期保存が容易になる
• ペーパーレス化を支援するツールを活用しやすくなる

まとめ

ペーパーレス化は、膨大な書類を整理し、コストを削減するのに役立ちます。基本的なステップを確認した上で少しずつ進めていけば、スムーズなペーパーレス化を実現できるでしょう。

ペーパーレス化をお考えの場合は、建設・工事業に特化した書類管理システム「空飛ぶ工事BOX」を検討してみてはいかがでしょうか。経理関連書類から工事関連書類までクラウド上で管理できるため、セキュリティ面も安心です。また、インターネット環境さえあれば、どのような場所でも利用できます。ペーパーレス化を行う際には、ぜひ導入をご検討ください。

 

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