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建設業における書類管理の必要性や適切な管理のメリットについて解説
建設業では、工事関連書類をはじめとして膨大な書類を管理する必要があります。書類管理の必要性やメリットなどを改めて把握して、改善に役立てたいという方も多いのではないでしょうか。
今回は、建設業における書類管理の必要性を解説した上で、適切な書類管理をするメリットや、ポイントを紹介します。自社の書類管理体制を見直したいという方は、ぜひ参考にしてみてください。
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建設業における書類管理の必要性
そもそも建設業の書類は、その種類に応じて以下のような保存期間が決められているため、適切な管理が不可欠となっています。
・帳簿：5年間
・帳簿の添付書類：5年間
・営業に関する図書：10年間
また、帳簿の記載などを怠った場合、建設業法に違反して罰則が科されるおそれもあるため、書類管理は徹底しなければなりません。さらに、建設業を営む中で施主や取引先企業とトラブルが発生したり、従業員の労働災害が発生したりする可能性もあります。その際、トラブル対策、労働災害認定の証明としても、適切に管理した書類が役立ちます。
建設業で適切な書類管理をするメリット
次に、建設業で適切な書類管理をするメリット・理由について見ていきましょう。
生産性向上
書類を管理することで、必要な文書をスムーズに見つけられるようになるため、生産性の向上につながります。例えば、紙ベースで書類を保管している場合は、必要な書類を見つけるのに余計な時間がかかるでしょう。
そこで、書類管理システムなどを導入すれば、クラウド環境でより効率的に書類を管理できます。
業務の可視化
書類管理には、業務を可視化できるというメリットもあります。建設業に関するさまざまな業務の進捗や全体像を可視化できれば、業務ミスや人件費の削減、業務の属人化の防止などにも役立てられるでしょう。
セキュリティ向上
書類の管理を徹底していないと、社外へ情報が漏洩したり、書類を紛失したりするリスクが高まります。そのため、書類管理システムなどを活用してデータとして書類を管理することで、セキュリティの向上が期待できるでしょう。
書類管理システムによっては、アクセス権の設定などが可能なので、より高度なセキュリティ管理を実現できます。
職場環境の改善
書類管理に取り組むことで、職場環境の改善につながります。きれいな職場環境を保つことで、従業員が働くモチベーションの向上にもつながるでしょう。また、書類を保管する余計なスペースが減る分、棚やラックの購入コストを抑えられるメリットもあります。
書類管理のポイント
次に、書類管理をする上で知っておきたいポイントを3つ紹介します。
書類を分類して整理する
書類は要・不要で分類し、不要な書類は捨てていくことが大切です。もしも要・不要の判別がつかない場合は、一時保管する書類として分類し、一定期間が経過しても利用しなかったら捨てるようにすると、管理しやすくなります。
書類整理を定期的に行う
書類の整理を定期的に行うこともポイントです。例えば、2ヵ月に1回は書類整理を実施するなどルールを決めておけば、常に整理された状態で書類を管理できます。
ペーパーレス化を進める
紙で書類を管理するのではなく、ペーパーレス化を進めましょう。書類管理システムなどを導入して、ペーパーレス化を行うことで以下のようなメリットが期待できます。
・書類保管にかかるコストを削減できる
・必要な書類をスピーディーに検索できる
・書類の紛失リスクを軽減できる
・書類管理のセキュリティ性を向上できる
なお、書類管理システムを導入する際は、建設業に特化したシステムを選ぶことで、よりスムーズにペーパーレス化を実現できるでしょう。
まとめ
建設業では、書類の保管期間が定められている上、建設業法違反やトラブルを回避するためにも、適切な書類管理が不可欠です。書類管理に取り組むことによって、生産性向上や業務の可視化といったメリットも期待できるでしょう。
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