図面を電子化する主なメリットと注意点について解説

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社内のDXや業務効率化を推進する上で、図面の電子化について気になっている方も多いのではないでしょうか。図面の電子化によって、さまざまな課題の解決やメリットが期待できます。

今回は、紙図面の管理でよくある課題について紹介した上で、図面を電子化する主なメリットや注意点を解説するので、ぜひ参考にしてください。

紙図面の管理でよくある課題

まずは、紙図面の管理でよくある課題について見ていきましょう。

管理の課題

紙図面をファイルに収納する際は、穴あけパンチで穴を空けたり、ファイルに綴じたりする作業の手間が発生します。また、書類棚やキャビネットに保管する上で、保管スペースを確保したり、図面に番号を振ったりする必要があり、管理工数がかかります。

情報共有の課題

紙図面の場合、設計上の変更点が発生すると1枚ごとに作成・修正した上で、関係者に情報共有をしなければなりません。最新版の図面管理が、複雑になりやすいことは大きな課題といえます。

コストの増加

紙図面では、図面を印刷する際の紙やインクの費用のほか、各拠点間の輸送コスト、保管用の書類棚の購入費などのコストがかかります。

セキュリティリスク

紙で図面を管理していると、第三者が持ち出したり、不正に改ざんされたりするリスクがあるため、常に運用ルールが守られているかを確認する必要があります。また、経年変化によって、図面が見づらくなる可能性があることにも注意しなければなりません。

図面を電子化する主なメリット

次に、図面を電子化する主なメリットを4つ紹介します。

業務効率化

図面を電子化することで、クラウド環境などでスムーズに図面の管理や共有を行えるようになるため、業務効率化につながります。また、現場や社外などでも即座に図面をチェックすることができます。

コスト削減

電子化すれば、紙図面に必要な印刷や輸送のコストがかからないほか、書類棚といった保管スペースも必要ないため備品・設備に関するコストの削減につながります。

紛失・劣化の防止

図面の紛失・劣化の防止に役立つことも、電子化するメリットです。紙図面の場合、手違いで紛失したり、経年で劣化したりする可能性がありますが、電子化しておけばそれらのリスクを回避できます。

セキュリティの強化

図面の電子化は、自社のセキュリティを強化できるメリットもあります。図面を電子で管理する場合は、アクセス権限を関係者ごとに定めたり、システムログを残して改ざんを防止したりすることが可能になるためです。

図面を電子化する際の注意点

次に、図面を電子化する際の注意点について確認していきましょう。

図面の原本は一定期間残しておく

紙図面を電子化した場合も、原本は一定期間残しておくことが大切です。なぜなら、紙図面の状態が悪い場合は、改めて電子化しなければならないようなケースもあるためです。

とはいえ、保管期限が過ぎた図面に関して、自社で不要と判断すれば廃棄しても問題はないでしょう。

図面データの管理方法について社内で共有しておく

図面データを管理する際は、ルールを決めて社内で共有しておきましょう。事前に管理方法を共有しておけば、関係者が必要なタイミングでスムーズに図面を探せます。

図面を適切に管理する

図面によっては法律で保管期間が設けられているため、適切に管理することが重要です。また、必要に応じてアクセス権限などを設定することで、図面管理におけるセキュリティを強化できます。

データのバックアップを取得しておく

図面データは、人的ミスが原因で消去される可能性もあります。データのバックアップを保存しておけば、万一の際の復元も可能となり、図面を紛失するリスクを抑えられるでしょう。

まとめ

図面を電子化することによって、業務効率化やコスト削減につながるほか、セキュリティの強化なども実現できます。ただし、図面を電子化する際は、原本を一定期間残しておいたり、バックアップを保存しておいたりすることが大切です。

建設業で図面の電子化を推進したいという場合は、書類管理システム「空飛ぶ工事BOX」の導入をぜひご検討ください。「空飛ぶ工事BOX」なら、図面などの工事関連書類だけでなく、経理関連書類なども管理できるため、書類管理全体における業務効率化が可能です。

アクセス権の設定によって高度なセキュリティも実現できるので、気になる方はぜひお気軽にお問い合わせください。

 

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