電子帳簿保存法とは？対象となる書類や建設業へのメリットを解説

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電子帳簿保存法は、帳簿書類に関する電子データ保存等について定めた法律です。2024年1月より原則的にすべての事業者に対して義務化されているため、改めて詳細を把握しておきたいという方も多いのではないでしょうか。

今回は、電子帳簿保存法の概要を紹介した上で、建設業で電子帳簿保存法の対象となる書類や、電子帳簿保存法による建設業へのメリットについて解説します。自社で適正な対応をするためにも、ぜひ参考にしてみてください。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が義務付けられていた帳簿書類に関して、一定要件下での電子データ保存を可能にした法律のことです。また、電子的に受け取った取引情報の保存義務等についても定められています。

電子化による経理業務の生産性向上や、記帳水準の向上を目的に、2022年1月より改正電子帳簿保存法が施行されており、建設業においても適正な対応が求められます。

建設業で電子帳簿保存法の対象となる書類

次に、建設業で電子帳簿保存法の対象となる書類について、3つの区分ごとに解説します。

電子帳簿等保存

自社が一貫してパソコン等で作成している帳簿や国税関係書類は、電子データのままの保存が可能です。具体的には以下の書類が挙げられます。

・国税関係の帳簿（総勘定元帳、仕訳帳など）
・決算書類（損益計算書、賃貸対照表など）
・取引関係書類（見積書、請求書、契約書、領収書など）

なお、取引先企業が作成した書類は、この区分の対象外となります。

スキャナ保存

決算関係書類を除き、取引先から受け取った領収書や請求書などの国税関係書類は、スキャナやスマートフォンで読み取り、電子データとして保存することができます。具体的には以下のような書類が挙げられます。

・注文書
・見積書
・契約書
・納品書
・請求書
・領収書
・検収書

電子取引

電子メールやクラウドサービスなどを介し、書類を電子的なデータとして受け取った場合、そのデータのまま保存することが求められます。具体的な書類として、「スキャナ保存」の項目で挙げた注文書や見積書、契約書などが該当します。

電子帳簿保存法による建設業へのメリット

ここでは、電子帳簿保存法が建設業に与える影響やメリットについて見ていきましょう。

ペーパーレス化につながる

電子帳簿保存法では、建設業に関係する書類の多くをデータ保存するため、ペーパーレス化につながるメリットがあります。例えば、クラウド型システムを導入した場合、タブレット端末を利用して時間・場所を問わずに書類へのアクセスが可能になるため、外出先でも手軽に確認することが可能です。

コスト削減を図れる

電子データ保存によって、書類の印刷にかかっていた用紙やインクの費用を削減できます。その上、書類を保管するスペースの削減や、書類管理に要していた人件費の削減にもつながるでしょう。

データ管理を効率化できる

電子データとして保存することで、管理を効率化できることもメリットです。建設業の場合、工事情報を関連付けて書類を保存することで、工事担当者や工事場所に応じてスムーズに書類を検索できるようになります。

また、定期的にデータのバックアップを取っておけば、紛失するリスクの低減も可能です。

印紙税やタイムスタンプが不要になる

建設工事請負契約書などを書面で取り交わす際は、契約金額に応じた印紙税を納付する必要があります。しかし電子データ保存により、印紙税が不要となるので、印紙税納付のために収入印紙を購入する費用を削減できます。

また、書類をスキャナ保存する際、従来は電子文書が正当な原本であることを証明するために、「タイムスタンプ」が必要でした。改正電子帳簿保存法では、訂正・削除などに関する履歴が確認できるクラウドシステムを利用する場合、タイムスタンプが不要になっています。

まとめ

建設業では、電子帳簿保存法における「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」といった区分の書類を、適切に管理することが重要です。また、電子帳簿保存法によってペーパーレス化につながったり、コスト削減を図れたりするというメリットもあります。

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