図面管理の具体的な方法や、システムで管理するメリットを解説

コラム

建設業を営む上で、図面を適切に管理することは、生産性向上や業務効率化に関わる重要なプロセスです。管理方法を改めて把握して、自社の業務改善に役立てたいという方も多いのではないでしょうか。

今回は、図面を管理する上での課題や具体的な方法を解説した上で、システム上で管理するメリットについても紹介します。自社の業務効率化やコスト削減を図りたいという方は、ぜひ最後までご覧ください。

建設業向け書類管理システムはこちら！

図面を管理する上での課題
図面管理の具体的な方法
図面をシステムで管理するメリット
まとめ

図面を管理する上での課題

図面を管理する際は、管理方法ごとに以下のような課題があります。

【紙で管理する場合】
・管理が徹底できておらず、必要な図面をすぐに探せない
・保管するスペースが確保できなくなった
・劣化・破損して、読みづらくなった

【データで管理する場合】
・最新版のデータか否かの判断がつきづらい
・誤ってデータを上書き・削除した
・関連部署間でのデータ共有が難しい
・データの保管場所が統一されておらず、検索に時間がかかる
・セキュリティ面に脆弱性があり、データの情報が外部に漏洩した

図面を紙・データで管理する際は、上記のような課題に対処する必要があります。

図面管理の具体的な方法

次に、図面管理の具体的な方法について見ていきましょう。

紙の図面を保管する

紙の図面をファイリングし、書庫などに格納して管理する方法は、以前から採用されています。印刷コストや管理の手間はかかるものの、システム導入などに伴う費用が発生しないことが特徴です。

一方で、目的の図面を探すのに時間を要したり、図面が破損・劣化したりするデメリットがあります。また、取引先などに送る際も、郵送やFAXといった手段を取らざるを得ません。

図面データを独自に管理する

パソコンやファイルサーバなどを活用し、図面データを自社で独自に管理する方法もあります。ファイル名やフォルダ名での検索が可能になるほか、物理的な保管スペースが不要になるといったメリットがあります。

ただし、データの誤った上書き保存・削除が発生したり、不正な改ざん・情報漏洩のリスクがあったりすることには注意が必要です。

図面管理システムで管理する

図面をデータで管理するデメリットを可能な限り排除し、より安全かつ効率的に管理したいなら、図面管理システムを導入するのも手です。システムで管理する場合、迅速なファイル検索はもちろん、アクセス権の設定によるセキュリティ性の向上や、保管期間の設定による不正改ざんの防止なども実現できます。

この方法なら、データで管理するメリットを最大化しつつ、より適切な管理を行えるでしょう。

図面をシステムで管理するメリット

ここでは、図面管理システムを活用することで、具体的にどのようなメリットがあるのかを解説します。

業務効率化

図面データをシステム上で管理する場合、工事情報を紐付けることで、工事担当者・工事場所などに応じて迅速にファイル検索できるようになります。また、クラウド環境に対応している管理システムを導入すれば、タブレット端末などを使って外出先からも図面情報を確認できるようになるため、大幅な業務効率化の効果が見込まれるでしょう。