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書類の保存期間は建設業法で定められている？書類管理のポイントやおすすめのシステムについて解説
建設業において、書類の保存期間は法律で定められています。建設業では図面などの書類を多く扱うため、保存期間や管理方法について気になっている方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、書類の保存期間や管理のポイントについて解説します。
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書類の保存期間は建設業法で定められている
建設業で使用する書類の大半は、建設業法によって保存期間が定められています。保存期間は書類によって異なり、3～30年と大きな幅があるため、誤って破棄しないように正しく把握しておくことが大切です。
まずは、建設業において書類の保存がなぜ必要かについて詳しく紹介します。
法律に違反する恐れがある
建設業法では、適切な書類の保存が行われていなかった場合に、罰則が課せられる規定が設けられています。
また、国土交通大臣と都道府県知事は、必要があれば建設業者の帳簿書類などを検査できるとの記載もあります。そのため、保存期間を守らずに書類を破棄してしまうと、書類の提出を求められた際に法律違反とみなされてしまいます。
労働災害が生じた時に必要
従業員に労働災害が発生し、労災認定を受けることになった場合は、対象者が働いていたことを裏付けるための書類が求められます。
この際に、必要な書類を保存していないと、労災認定を受けられない可能性があります。
トラブルが起きた時に必要
業者や施主との間で金銭トラブルなどが発生した場合、契約書を始めとした書類は自身の正当性を明らかにするための証拠になります。
この際に、書類の保存期間を守らず破棄してしまうと、裁判で争う際の証拠が足りず、不利な状況に追い込まれる可能性もあります。書類を保存しておけば、裁判で有利に戦うための証拠となります。
書類管理のポイント
書類の保存は、健全な会社運営を維持するために欠かせません。ここでは、書類管理のポイントについて解説します。
案件別に分類する
最初に、案件別に書類を分けていきます。
この際に、案件名を記載したファイルに書類をまとめ、時系列順に並べておくのがポイントです。案件ごとにまとめておけば、書類が必要になった際もすぐ取り出せます。
保存期間別に分類する
案件別に分けた書類を、保存期間ごとに分類することも大切です。
そうすれば、保存期間が過ぎた書類の判別が容易となり、書類管理の手間を軽減できます。保存期間は書類の種類によって異なるため、よく確認しながら分類するようにしましょう。
保存期間が過ぎた書類の扱い方について
法律で定められた保存期間を過ぎれば、書類を処分しても問題ありません。ただし将来的に必要となる可能性がある書類は、処分しないように保存しておきましょう。
例えば、建設業許可の更新・取得で管理責任者を設定する際には、過去の請求書や注文書など経営経験を裏付けるための書類が求められます。保存期間が過ぎたからといってすぐに処分すると、必要となる書類が不足する可能性があるため、少なくとも「10年」は保存しておくと安心です。
一方で、マイナンバーといった書類は個人情報が記されており、紛失すれば重大な過失となるため、保存期間が経過したら早めに処分するようにしましょう。
建設業の書類保管にはシステムの利用がおすすめ
建設業ではさまざまな書類を扱うため、管理に困っている人も多いのではないでしょうか。そのような場合には、システムを活用して書類を「データ化」することをおすすめします。
ここからは、建設業の書類管理において、システムを利用するメリットについて見ていきましょう。
業務の効率が上がる
紙で書類を保存する場合、必要となった際に保管場所に出向いて探す必要があります。しかし、書類をデータ化しておけば、パソコンやタブレット、スマホなどで時間や場所を選ばずに閲覧できるため、業務の効率化が図れるでしょう。
コスト削減につながる
書類のデータ化は、印刷代や郵送代といったコストの削減にも役立ちます。また、書類を保管するスペースが必要ないため、オフィスを広く使用できるでしょう。
セキュリティを強化できる
書類をデータ化すれば、セキュリティ面でもメリットを得られます。例えば、重要な書類を倉庫に保管していた場合、鍵さえあれば誰でも容易に確認できます。しかし、このような重要な書類をデータ上で管理し、閲覧制限をかけたり、パスワードをつけたりすることで、情報漏洩のリスクを下げることができます。
まとめ
書類を適切に保存しておかないと、法律違反の可能性があるだけでなく、従業員にも悪影響を及ぼすかもしれません。そのため、書類管理のポイントを理解した上で、管理するようにしましょう。
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