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建設業で書類の電子化が必要な理由や進める方法を解説
建設業では膨大な書類を取り扱わなければならないため、電子化を進めて負担を減らしたいという方も多いのではないでしょうか。書類の電子化を進める具体的な方法や取り組み例を知ることで、自社に適した電子化の手法を選べます。
今回は、建設業で書類の電子化が必要な理由を紹介した上で、電子化を進める方法や取り組み例も解説。スムーズな書類の電子化を実現したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
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建設業で書類の電子化が必要な理由とは
建設業における書類の電子化が必要な理由として、主に以下の3つが挙げられます。
業務の効率化
書類を電子化することで、業務効率化を図れるというメリットがあります。建設業では、契約書や記録用に多くの書類を取り扱うため、作成・管理に多くの工数が割かれています。
そこで電子化を図ることで、設計変更時・見積内容変更時の修正や印刷の手間が減るでしょう。さらに、外出先での確認もタブレット端末などを使ってスムーズに行えるようになり、業務の効率化が可能です。
インク代や印刷代のコスト削減
書類の電子化によって、インク代や印刷代などのコスト削減も実施できます。前述のとおり、建設業で必要な書類は多岐にわたるため、これらのコストを削減する効果は大きいでしょう。
さらに、書類をデータとしてやり取りするシステムを構築しておけば、書類を送る際の郵送コストや、資料を探す際の人的コストを減らせることもメリットです。
コンプライアンス強化・セキュリティ強化
コンプライアンス・セキュリティの強化を図れることも、書類を電子化するメリットです。例えば、書類管理システムなどを利用することで、閲覧権限を工事担当者単位で設定できるため、社外への情報漏洩を防げます。
また、電子化によって書類の持ち運びや保管で紛失するリスクも抑えられます。
建設業で書類の電子化を進める方法
次に、建設業で書類の電子化を進める方法を3つのステップで見ていきましょう。
電子化する書類を決める
まずは、自社が電子化したい書類を選ぶことから始めましょう。例えば、使用頻度の高い書類や、複数の担当者が関わる書類などを電子化することで、業務効率が大幅に向上する可能性があります。
ただし、決算関係書類など一部の書類は、紙で保存するように規定されているので留意しておきましょう。
ITツールやシステムを選ぶ
次のステップでは、書類の電子化を実現するためのITツールやシステムを選定します。ITツールやシステムを選ぶ際は、自社のニーズに適したものを選びましょう。
具体例を挙げると、外出先でも手軽に書類を確認したい場合は、クラウド型の書類管理システムがおすすめです。
ITツールやシステムを導入・運用する
自社に適したITツールやシステムが見つかったら、実際に導入・運用をスタートさせましょう。細かなプランを選べるシステムや初期費用が無料のシステムなら、自社のコスト負担を抑えられます。
また、スムーズな導入・運用に向けて、自社の社員向けに操作方法を周知しておくことも重要なポイントです。
建設業でできる電子化の取り組み例
ここでは、建設業でできる電子化の具体的な取り組み例について解説します。
取引書類の電子化
取引書類を電子化することによって、押印や郵送に要する時間と手間を削減でき、顧客とのスムーズな取引を実現できます。さらに、関連書類なども迅速に探せるため、担当者の業務負担を抑えられることもポイントです。
資料の電子化
建設業では、工事写真や施工体制台帳など、現場ごとに膨大な資料が必要となります。これらの資料を電子化することによって、スムーズな検索による業務効率化や、保管コストの削減が可能です。
クラウド型システムによる書類管理
クラウド型システムを活用して、契約書や図面、仕様書などさまざまな書類を管理すれば、パソコンはもちろん、タブレット端末からも管理・確認を行えるようになります。施工現場でも手軽に書類のチェックが行えるため、DXの第一歩としても重要な役割を果たしてくれるでしょう。
まとめ
建設業で書類の電子化を推進すれば、業務の効率化を図れる上、インク代・印刷代のコスト削減や、コンプライアンス・セキュリティの強化などの効果も見込まれます。実際に電子化を進める際は、自社のニーズを踏まえながら、電子化する書類決めや、ITツール・システムの選定を行いましょう。
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