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文書管理とは？建設業で文書管理が重要な理由やシステム活用について解説
自社の文書管理を見直して、コスト削減や業務効率化につなげたいという方も多いのではないでしょうか。文書管理は、情報漏洩や業務遅延などのリスクを低減するために重要です。
今回は、文書管理の概要を紹介した上で、建設業で文書管理が重要な理由と、文書管理にシステムを活用するメリットについて解説します。建設業に適した文書管理の取り組みについて詳しく知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
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文書管理とは
そもそも文書管理とは、企業が取り扱う会社情報や顧客情報などを含むさまざまな文書を管理することを指します。文書管理を適切に行うには、文書の作成や共有、廃棄なども一元管理することが重要です。
建設業における文書管理の対象例として、主に以下が挙げられます。
・契約書
・見積書
・図面
・帳票
・帳簿
建設業の業務をスムーズに遂行するには、これらの文書をしっかりと管理する必要があります。なお、文書管理の管理対象は紙媒体の文書に限らず、電子ファイルやデータも含みます。
建設業で文書管理が重要な理由
それでは、なぜ建設業で文書管理が重要なのでしょうか。ここでは、その理由を2つ紹介します。
業務効率化に欠かせないため
企業が業務効率化を目指す上で、文書管理の取り組みは重要です。特に、建設業では建設図面や建設資料、建設請負契約書など膨大な文書を取り扱わなければなりません。
もしも文書管理が不十分な場合、担当者が必要な文書を探すのに多くの時間を費やしたり、図面の改版・修正に無駄なコストがかかったりする可能性があります。しかし、適切に文書を管理できるように環境整備しておけば、スムーズな文書の検索・共有が行えるため、業務効率化に大きく貢献できるでしょう。
コンプライアンス強化・セキュリティ強化を図れるため
コンプライアンス強化やセキュリティ強化を図れることも、文書管理が重要な理由の一つです。例えば、文書管理を徹底できていない場合、取引先の機密情報や従業員の個人情報が外部へ漏洩してしまい、信頼性を損ねるおそれもあります。
また、文書によっては保管期間などが厳密に規定されているため、適切な管理が不可欠です。
建設業においても、コンプライアンス・セキュリティの強化に向けた文書管理の重要性は極めて高いと言えるでしょう。
建設業の文書管理にはシステムの活用がおすすめ
建設業で文書管理を強化したいという方には、建設事業に特化した書類管理システムの活用をおすすめします。ここでは、システムを導入・運用するメリットについて詳しく見ていきましょう。
業務を効率化できる
書類管理システムを導入することで、書類の検索機能を使って効率的に必要な文書を探せるようになるため、業務効率化を実現できるというメリットがあります。紙をファイリングしているときのように、無駄な時間や手間がかかりません。
また、建設施工の現場から文書を手軽にアップロードすることも可能なので、社内関係者にリアルタイムで情報の共有などを行えることもメリットです。
セキュリティ対策を強化できる
システム上で文書を管理するため、アクセス権の設定が可能になり、セキュリティ対策を強化できることもメリットです。特に、顧客情報など守秘義務のある文書に対してアクセス権を設定しておけば、情報漏洩のリスクも低減できるでしょう。
また、文書の保管期間を設定しておくことで、誤ってデータを削除するようなミスを回避することも可能です。
保管スペースの削減につながる
書類管理システムでは、電子データで建設業の文書を管理するため、紙媒体を保管するときのようなスペースが不要です。さらに、図面や資料の印刷コストも削減できるので、自社の消耗品費を抑えることにもつながるでしょう。
まとめ
建設業で文書管理に取り組むことによって、業務効率化やコンプライアンス強化・セキュリティ強化が見込まれます。文書管理によるコスト削減やリスク低減を実現させるためにも、自社のニーズに適した書類管理システムの導入を検討すると良いでしょう。
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