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工事台帳の作り方とは？エクセルで作成するデメリットも解説
工事台帳とは、工事ごとに発生する材料費や労務費、外注費、経費などを記録し、原価や利益を把握するために重要な管理資料です。
適切に作成・運用することで、工事別の採算状況を把握しやすくなり、経営判断にも活用できます。
工事台帳はエクセルでも作成できますが、工事件数や担当者が増えるほど、入力・転記ミスやファイル管理の煩雑化、情報共有の遅れなどが生じやすくなります。
人手不足への対応や業務効率化が求められる建設業では、作り方だけでなく、その後の管理方法まで考えることが大切です。
この記事では、工事台帳の作り方や必要な記載項目、エクセルで作成・管理するデメリットなどについて、ご紹介いたします。
工事台帳とは
工事台帳とは、工事ごとに売上や原価などを記録し、収支を管理するための帳簿のことで、「工事原価台帳」「工事管理台帳」などと呼ばれることもあります。
建設業では、工事ごとに契約金額や工期、使用する資材、作業人数、外注先などが異なります。
そのため、会社全体の売上や費用だけでなく、工事単位で原価・収支といった採算を把握することが重要です。
工事台帳には、工事名、発注者、工期、請負金額といった基本情報に加え、材料費・労務費・外注費・経費などを記録します。
さらに、実行予算や請求・入金情報もあわせて管理することで、工事ごとの収支や予算との差異を確認しやすくなります。
工事台帳は経理処理のためだけでなく、工事別の採算管理や見積もり、経営判断にも活用できる重要な帳簿です。
工事台帳を作成する目的
工事台帳を作成する主な目的は、工事ごとの原価や利益を把握し、適切な経営管理につなげることです。
これを細分化すると、「工事ごとの原価を把握するため」「工事ごとの利益や利益率を把握するため」「完成工事原価や未成工事支出金を把握するため」「経営事項審査や税務調査などに備えるため」の4点となります。
工事ごとの原価を把握するため
建設工事では、資材の購入費、自社従業員の労務費、協力会社への外注費、現場運営に必要な経費など、さまざまな費用が発生します。
工事台帳にこれらを工事別・費目別に記録すれば、「どの工事に、いくら費用がかかったのか」を把握できます。
また、実行予算と実績を比較することで、材料費や外注費など、どの項目が予算を上回っているのかも確認しやすくなります。
工事ごとの利益や利益率を把握するため
請負金額が高い工事でも、原価が想定以上に増加すれば利益は小さくなります。
工事台帳で請負金額と原価を管理すれば、工事ごとの利益や利益率を把握できます。
採算の良い工事・悪い工事の傾向を分析することで、今後の受注方針や価格設定、原価改善を検討する材料にもなります。
完成工事原価や未成工事支出金を把握するため
建設業では、完成した工事に対応する「完成工事原価」と、決算日時点で未完成の工事にかかった「未成工事支出金」を区分して管理する必要があります。
工事は複数の会計期間にまたがる場合があるため、工事ごとに発生原価を継続して記録しておくことが大切です。
工事台帳を適切に運用すれば、完成工事と未完成工事の原価を整理しやすくなり、決算業務にも活用できます。
経営事項審査や税務調査などに備えるため
工事ごとの契約内容、請負金額、完成時期、原価などを整理しておくことは、経営事項審査や税務調査への対応にも役立ちます。
経営事項審査では、工事経歴書や完成工事高などに関する情報を確認する書類が用いられます。
工事台帳を日頃から整備していれば、必要な情報を確認しやすくなります。
また、税務調査で売上や仕入、外注費などについて確認を求められた際にも、工事と各取引の関係を説明しやすくなるでしょう。
法人の帳簿書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が必要です。
工事台帳に記載する主な項目
工事台帳に記載する内容は企業によって異なりますが、主に「工事の基本情報」「工事原価」「収入・予算に関する情報」に分けられます。
工事の基本情報
工事の基本情報としては、次のような項目があります。
工事番号・工事名
工事を識別するための管理番号と工事名を記載します。
見積書や発注書、請求情報などにも共通の工事番号を利用すれば、関連する情報をひも付けやすくなります。
発注者名
工事を発注した企業や施主の名称を記録します。
同じ発注者から複数の工事を受注する場合は、工事番号と組み合わせて管理すると混同を防げます。
工期
着工日、完成予定日、引き渡し日などを記録します。
工期が変更された場合は、必要に応じて変更内容も把握できる状態にしておくと管理しやすくなります。
請負金額
発注者と契約した請負金額を記載します。
追加工事や契約変更があった場合は、その増減額も反映します。税込・税抜などの入力基準も社内で統一しておくことが大切です。
工事原価
工事原価は、一般的に「材料費」「労務費」「外注費」「経費」の4つに分類します。
材料費
工事で直接使用する資材などの費用です。
実行予算と比較することで、資材価格の変動が採算に与える影響も確認できます。
労務費
工事に直接、従事する自社従業員の賃金などを記録します。
複数の現場を担当する従業員がいる場合は、工事ごとに労務費を適切に配分する必要があります。
外注費
協力会社などへ工事の一部を依頼した際の費用です。
追加工事や変更契約が発生した場合は、実際の支出額を適切に反映します。
経費
材料費・労務費・外注費以外で工事に直接関係する費用を記録します。
重機などの賃借料、交通費、現場事務所に関する費用などが該当します。
収入・予算に関する情報
収入・予算に関する情報には、次のような項目があります。
実行予算
工事に必要となる原価をあらかじめ計画した予算です。
材料費、労務費、外注費、経費などに分けて設定し、実績との差異を確認できるようにします。
請求金額
発注者に請求した金額を記録します。
工期が長い場合は複数回に分けて請求することもあるため、請求日や金額を整理しておくことが重要です。
入金状況
請求金額に対する入金状況を管理します。
請求日、入金予定日、入金日、入金額などを把握できれば、未入金の確認や資金繰り管理にも役立ちます。
原価合計・利益・利益率
材料費・労務費・外注費・経費を集計して原価を算出し、請負金額と比較して利益や利益率を確認します。
工事完成後だけでなく、施工中も予算と実績を確認できるようにすることで、採算悪化の兆候を早めに把握しやすくなります。
Excel（エクセル）を使った工事台帳のデメリット・注意点
工事台帳はExcelでも作成できます。
使い慣れたツールで始められる一方、工事件数や利用者が増えると運用上の課題が生じやすくなります。
主なデメリットは、次の6点です。
入力ミスや転記漏れが発生しやすい
Excelでは、請求書や発注書など、別の資料から数値を手入力・転記する作業が多くなりがちです。
入力回数が増えるほど、金額の打ち間違いや工事番号の選択ミス、転記漏れなどが発生する可能性が高まります。
数式を誤って入力した場合、集計結果そのものが正しくなくなる点に注意が必要です。
ファイル管理が煩雑になりやすい
工事ごとにExcelファイルを作成すると、工事件数の増加に伴ってファイル数も増えていきます。
複数の担当者がファイルを保存・更新すると、どれが最新版なのかわからなくなることもあります。
リアルタイムで情報を共有しにくい
現場と本社、営業と経理などで別々のファイルを利用している場合、最新情報が反映されるまでに時間差が生じることがあります。
たとえば現場で追加原価が発生していても、Excelに反映されていなければ、経営側が確認する利益額と実態がずれる可能性があります。
経営判断に利用するのであれば、情報の正確さだけでなく更新の速さも重要です。
担当者に業務が属人化しやすい
複雑な関数やマクロを使ったExcelは、作成した担当者しか仕組みを理解できない状態になりがちです。
担当者の異動や退職によって修正方法がわからなくなると、引き継ぎや運用に支障が出る可能性があります。
工事件数が増えると集計に手間がかかる
工事件数が増えると、複数の工事台帳から全社の売上や利益を集計する作業が必要になります。
支店別・担当者別・工事別など複数の視点で分析しようとすると、さらに集計負担は大きくなります。
特に、担当者ごとにフォーマットを変更すると、全社での集計もしにくくなります。
Excelで工事台帳を作れるかだけでなく、増加する工事情報を継続的に管理できるかも検討する必要があります。
経営判断に必要な情報をすぐに把握しにくい
経営企画部門では、「正しい数字を記録すること」に加えて、「必要なときに確認できること」が重要です。
しかし、工事台帳や会計資料、請求管理表、予算管理表などが別々に管理されていると、経営状況を確認するたびに情報を集める作業が発生します。
また、入力や集計に時間がかかると、経営層が確認する数字と現場の最新状況に差が生じる可能性があります。
脱Excel（エクセル）！工事台帳をシステムで管理するメリット
Excelによる管理に課題がある場合は、建設業向けの工事管理システムやERPを活用する方法があります。
ここでは、工事台帳をシステムで管理する4つのメリットをご紹介します。
工事に関するデータを一元管理できる
工事管理システムでは、工事番号を軸に、請負金額、実行予算、原価、発注、支払などの情報をまとめて管理できるものがあります。
情報の保存場所を統一することで、複数のExcelファイルを探したり照合したりする作業を減らしやすくなります。
入力・転記作業を効率化できる
システム内で各業務のデータを連携できれば、一度入力した情報を別の業務でも利用できます。
Excelで発生しやすい二重入力や転記を減らすことで、作業時間の短縮だけでなく、入力ミスの抑制も期待できます。
工事ごとの原価・利益を把握しやすくなる
システムでは、工事ごとの予算と実績を集計し、収支を確認できる製品があります。
施工中の段階から予算超過や利益率の変化を確認できれば、採算が悪化してから気づくのではなく、早い段階で対応を検討しやすくなります。
部門間で情報を共有しやすくなる
建設業では、営業、工事、購買、経理、経営企画など複数の部門が工事に関わります。
共通のシステムで情報を管理することで、各部門が同じデータを参照しやすくなり、集計や確認のためのやり取りを減らせます。
Excelによる工事台帳の作成そのものに問題がなくても、「ファイルが増えて管理しづらい」「集計に時間がかかる」「工事利益をすぐに確認できない」といった課題がある場合は、ERPや工事管理システムによる一元管理も検討するとよいでしょう。
まとめ
工事台帳は、工事ごとの原価や利益を把握し、適切な経営管理につなげるための重要な資料です。
Excelでも作成できますが、工事件数や担当者が増えると、入力ミス、ファイル管理の煩雑化、情報共有の遅れ、属人化、集計負担などの課題が生じやすくなります。
こうした課題が顕在化している場合は、Excelのフォーマット改善だけでなく、工事管理システムやERPを利用して、工事・原価・支払・会計などの情報を一元管理する方法も有効です。
工事台帳を単なる記録資料として扱うのではなく、工事別の採算把握や経営判断に活用できる仕組みへ整えていくことが、業務効率化と収益管理の両面で重要といえるでしょう。
なお、建設工事業向けERPソリューション「ガリバーXシリーズ」では、原価管理をはじめ、工事管理、購買管理、支払管理、財務会計など、建設・工事業務に対応した機能をご用意しています。
受注工事について受注から施工、完成まで一貫して管理できるほか、実行予算との対比や工事別利益予想にも対応しています。
詳しくは、「ガリバーXシリーズ」のページをご覧ください。
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