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実行予算とは？作り方とエクセル管理の限界
建設業における実行予算とは、受注した工事を施工するために必要な原価を、現場ごとに見積もった予算のことです。
工事の利益を守る指標として、建設業の経営に欠かせません。
一方、実行予算をエクセルで管理していると、案件が増えるほど集計に時間がかかり、最新の数字がどれかわからなくなりがちです。
そこで、この記事では、実行予算の基本と作り方、エクセル管理の限界と、その解決策をご紹介いたします。
実行予算とは？建設業における意味と役割
まずは、「実行予算」とは何か、基本を押さえておきましょう。
ここでは、特に建設業における意味と役割について、詳しくご紹介します。
実行予算の定義
実行予算とは、工事現場ごとに必要な原価を想定して組む、社内用の予算のことです。
実行予算では、使う工法や材料、数量、労務費、外注費、現場経費、工期などを具体的に示します。
一般管理費や本社経費は、通常、実行予算には含めません。
現場によって資材や人員、施工条件が異なるため、実行予算を組むことで、工事の採算性を詳しく把握することができます。
受注金額から実行予算（工事原価）を差し引くことで、その工事全体で見込める粗利を把握できます。
実行予算と見積・積算の違い
積算とは、設計図や図面から、工事にかかる材料費や労務費などの工事費を算出する作業を指します。
一方、見積とは、積算額に自社の利益を加えて発注者へ提示する金額のことです。
これに対し、実行予算は、確定した見積をもとに現場の実態に合わせて原価を組み替えたものといえます。
積算、見積、実行予算の順に作られるため、積算の精度がそのまま実行予算の質を左右するといえます。
実行予算と基本予算の違い
基本予算とは、経営方針や経営計画に基づいて、会計年度ごとに作る会社全体の予算のことです。
これに対して実行予算は、案件ごとに作る現場単位の予算にあたります。
基本予算が全社の目標であり、実行予算は、その目標を現場で達成するための設計図と捉えるとわかりやすいでしょう。
実行予算が経営にもたらす3つの効果
実行予算を作成することで、経営上、次の3つの効果が期待できます。
工事ごとの利益を着工前に見通せる
着工前に原価を積み上げておくと、その工事でどれだけ利益が出るかを事前に掴めます。
赤字になる境目も把握できるので、受注条件の見直しや工法の再検討を早い段階で行えるようになります。
予算と実績の差から赤字工事を早期に察知できる
工事中は、実際にかかった原価を実行予算と比べることで、ズレにいち早く気づけます。
原因を調べて手を打てば、損失の拡大を防げるでしょう。
現場責任者のコスト意識が高まる点も見逃せない効果です。
全社の利益計画・受注戦略の土台になる
現場ごとの実行予算を集めると、全社でどの程度の利益が見込めるかを数字で説明できます。
工種や得意先ごとの利益率も比べやすくなり、どの案件に力を入れるべきかを判断する材料にもなるでしょう。
つまり、実行予算は戦略を描くための基礎データだといえます。
実行予算の内訳
実行予算は、主に次の3つの要素で構成されます。
直接工事費（材料費・労務費・外注費・機械費）
直接工事費とは、工事そのものに直接かかる費用のことです。
資材などの材料費、作業員の労務費、協力会社へ支払う外注費、重機などの機械費が該当します。
実行予算の金額の大部分を占めるため、数量と単価の根拠を明確にしておく必要があります。
間接工事費（共通仮設費・現場管理費）
間接工事費とは、現場経費とも呼ばれ、建設工事で間接的に発生する費用のことです。
共通仮設費や現場管理費が間接工事費に含まれます。
共通仮設費とは、仮設事務所や仮設電気など、工事全体を支える設備の費用です。
現場管理費とは、現場で働く社員の給料や保険料、旅費交通費、通信費、事務用品費などが含まれます。
見落としやすい費目が多いので、過去の工事を参考に、漏れなく計上することが大切です。
予備費
予備費とは、天候不良や地盤の問題、資材価格の変動などに備えて確保しておく費用を指します。
予備費を計上しておくことで、想定外の出費が起きても、予算の範囲で対応しやすくなります。
実行予算の作り方
ここからは、実際に実行予算を作成する手順を解説します。
①作成者と承認ルートを決める
まず、予算の作成者を決め、責任の所在を明確にします。
一般的には現場責任者が担当します。
誰が確認と承認を行うかもあらかじめ定めておくと、トラブルが生じた際にも、スムーズな進行が期待できます。
②見積書・設計図書から工事内容と数量を確認する
次に、見積書や図面、仕様書、契約書を揃え、工事項目と数量を洗い出します。
施工順序や工期、必要な作業員数もこの段階で確認しておきましょう。
③設計数量と所要数量の差を反映する
設計数量は、図面上で必要となる最小限の数量に過ぎません。
実際の施工では切断のロスや損耗が生じるため、それを含めた所要数量で予算を組む必要があります。
この差を見込んでおくと、現実に即した予算に仕上がります。
④費目ごとに原価を積み上げる
材料費、労務費、外注費、機械費、現場経費の順に、根拠のある単価と数量で原価を積み上げます。
過去の類似工事の実績値を参照することで、精度を高められます。
⑤リスクを評価し予備費を設定する
天候や地盤、資材価格の動きなど、工事に影響するリスクを洗い出します。
影響の大きさと起こりやすさを見極め、必要な予備費を計上しましょう。
⑥社内で調整・承認し、関係者へ共有する
予算案を関係部署に回し、調整と決裁を経て確定させ、関係部署へ共有します。
承認後も定期的にモニタリングを行い、実績との差異を把握し、必要に応じて追加予算や変更予算を管理します 。
また、工程の責任者に早い段階から関わってもらうと、当事者意識が生まれ、予算を守る意識も高まるでしょう。
実行予算を形骸化させない運用のポイント
作成した実行予算が形骸化しないよう、次のようなポイントを押さえながら運用しましょう。
発注・支払いのたびに予算と実績を更新する
実行予算は作って終わりではありません。
発注金額は交渉で決まるため、予算とズレることがよくあります。
発注や支払いが発生するたびに実績を反映し、差異が常に可視化された状態にしておきましょう。
設計変更・追加工事を速やかに予算へ反映する
設計変更や追加工事が起きると、人員や材料、工期が増えて、原価も変わります。
予算の修正が遅れるほど、正しい利益の見込みがわからなくなってしまうため、設計変更・追加工事が生じた場合は、速やかに予算へ反映しましょう。
完工後に差異を振り返り、次の実行予算に活かす
工事が終わったら、予算と実績の差がどこで生じたのかを振り返りましょう。
原因を記録して単価や歩掛かりを見直せば、次の工事の予算精度を上げられます。
実行予算をエクセルで管理する5つの限界
実行予算の管理にエクセルを活用する場合は、手軽に始められる反面、案件や関係者が増えるにつれて課題が表面化しやすくなるという欠点もあります。
ここでは、実行予算をエクセルで管理する限界を5つご紹介します。
①ファイルが分散し、最新版がわからなくなる
現場ごと、担当者ごとにエクセルファイルによる実行予算が作られると、「どれが最新のファイルかわからない」「ローカル保存されていてほかのメンバーが確認できない」といった属人化・分散化が発生しやすくなります。
誤って古いバージョンのファイルに入力してしまったり、古い版のファイルから会議資料を作成してしまうリスクも高まります。
②入力ミスや計算式の崩れに気づきにくい
セルの上書きや行の追加で計算式が崩れても、見た目だけでは判別できません。
誤った数字が集計に紛れ込み、判断を誤ってしまう恐れがあります。
③作成・更新が特定の担当者に依存する
複雑な関数やマクロを組んだエクセルファイルは、作った本人にしか扱えない状態になりがちです。
こうした属人化によって、担当者が異動や退職を機に更新が止まってしまう可能性があります。
④会計・購買データとの二重入力が発生する
発注や支払いの情報を会計システムとエクセルの両方に入力すると、作業が倍になってしまいます。
その分、転記ミスも起きやすく、経理と現場の数字が合わなくなる原因にもなりがちです。
⑤全社・部門単位の予実集計に時間がかかる
全社の状況を把握するには、各現場のエクセルファイルを集めて手作業でまとめる必要が出てきます。
現場の数が多いほど、集計作業に手間と時間がかかり、集計を終える頃には数字が古くなってしまう恐れがあります。
その結果、迅速な経営判断の妨げにもなりかねません。
エクセル管理の限界を解消する3つの方法
上記のようなエクセルファイルによる実行予算管理の限界を解消するには、主に次の3つの方法が挙げられます。
エクセルの運用ルールを整えて使い続ける
書式の統一や保存場所の一元化、計算式の保護といったルールを定めた上で、エクセル管理を続ける方法です。
費用をかけずに始められますが、二重入力やリアルタイムでの集計といった根本的な課題は残ります。
工事原価管理システムを導入する
原価管理に特化したシステムを使えば、現場ごとの予算と実績を一ヵ所で管理できるようになります。
ただし、会計システムと別の仕組みになる場合は、データの連携方法を事前に確かめておきたいところです。
原価管理と会計が一体になったERPを導入する
ERPとは、工事原価管理と財務会計、購買などの業務データを一元管理する仕組みのことです。
一度、入力した情報が各業務に引き継がれるため、二重入力を防げます。
現場の予実と全社の業績を同じデータで把握できる点は、企画部門にとって大きなメリットでしょう。
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まとめ
実行予算は、工事ごとの利益を守り、全社の利益計画を支える重要な指標となります。
積算と見積をもとに根拠のある原価を積み上げ、工事中も実績と比べて更新し続けることで、はじめて効果を発揮します。
一方、エクセルでの管理は案件が増えるほど限界が見えてくるでしょう。
現場の数字を経営判断に生かすには、原価と会計を一体で管理できる仕組みづくりが近道です。
まずは自社の実行予算が、作成から全社集計までどのような流れで管理されているかを見直してみてください。
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