【2024年版】建設業におすすめのファイル共有サービス5選！選定する際のポイントなど分かりやすく解説

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企業の情報共有に関する課題の一つが、重要なデータをどうやって安全にすばやく共有するか、という問題です。

建設業の場合、図面や現場写真など、メールで送信できない大容量のファイルをやりとりする機会がたくさんあります。USBメモリで共有することも可能ですが、紛失・盗難によるセキュリティリスクがあり、心配です。

こうした課題の解決につながるのが、大容量のデータを安全にやりとりできるファイル共有サービスです。本記事では、ファイル共有サービスを活用するメリットや選び方、建設業におすすめのファイル共有サービス5選を紹介します。

ファイル共有とは

ファイル共有とは、複数の端末やユーザー間で、文書や画像、動画などのファイルを共有することを意味します。
共有方法は、メールやチャットへの添付、USBメモリの使用、ファイル共有サービスへのアップロードなどがあります。

建設業では、図面や現場写真といった工事関連のデータから、経理関連書類まで、さまざまなファイルを共有する必要があります。

ファイル共有サービスとは

建設業のファイル共有に適しているのが、ファイル共有サービスです。ファイル共有サービスとは、インターネット上にファイルをアップロードし、他の端末やユーザーと共有するサービスを指します。

ファイル共有サービスには、ファイル転送型とクラウドストレージ型の2種類があります。

建設業の場合、共有した図面や現場写真を後で閲覧する必要があることから、クラウドストレージ型のファイル共有サービスがおすすめです。

建設業でファイル共有サービスを活用するメリット

建設業において、ファイル共有サービスを活用するメリットは3つあります。

場所や時間を選ばずスムーズな共有ができる

ファイル共有サービスを導入すれば、場所や時間を選ばず、工事関連書類や経理関連書類をスムーズに共有できます。現場で撮影した写真も、その場でファイル共有サービスにアップロードし、本社や事務所に共有することが可能です。

データを安全に共有できる

また、ファイル共有サービスなら、機密情報を含むファイルを安全に共有・保管できます。USBメモリでファイルを共有する場合と違って、大切なデータを紛失したり、盗難に遭ったりするリスクもありません。

ただし、無料のファイル共有サービスの中には、セキュリティ対策が不十分なものもあります。セキュリティ面も考慮してファイル共有サービスを選びましょう。

保存したファイルを検索できる

ファイル共有サービスによっては、保存したファイルに工事情報を関連付け、検索しやすくする機能があります。例えば、工事担当者や工事場所などの情報を登録しておくことで、後で必要なファイルを見つけることができます。

建設業でファイル共有サービスを選定する際のポイント

建設業向けのファイル共有サービスを導入する際は、以下の2つのポイントでサービスを比較検討しましょう。

データ容量が十分か

建設業では、図面や現場写真など、大容量のファイルをやりとりする場合があります。まずはファイル共有サービスの容量制限を調べ、データ容量が十分にあるかチェックしましょう。

サービスにより、利用できるデータ容量に差があります。
自社で利用することを想定し、データ容量が十分なファイル共有サービスを選定しましょう。

セキュリティ対策が十分か

共有するファイルによっては、顧客情報などの機密情報が含まれる場合があります。こうした情報が外部に漏えいすると、顧客の信頼を損ない、企業の社会的信用の低下につながる恐れがあります。

ファイル共有サービスを導入する際は、ファイルのアクセス権限を設定する機能など、セキュリティ対策が用意されているかを確認しましょう。

建設業におすすめのファイル共有サービス5選

ここでは、建設業におすすめのファイル共有サービスを5つ紹介します。

現場クラウドConne

現場クラウドConne（コンネ）は、株式会社現場サポートが提供しているファイル共有サービスです。

・シンプルな操作性で、パソコンの操作が苦手な方でも直感的に使える
・現場で撮った写真や動画を簡単に共有できる
・部署や現場ごとにグループを分けて連携でき、協力会社も招待できる

現場クラウドConneには、ファイル共有機能に加えて、チャット機能やスケジュール機能などがあり、コミュニケーションツールとしても活用できます。

Fileforce for Construction

Fileforce for Constructionは、株式会社シーティーエスが提供しているファイル共有サービスです。

・大容量ファイルの送信が可能で、1ファイルに付き20GBまでやりとりできる
・排他制御機能により、複数人が同時にファイルを編集しないようにロックできる
・データがパソコンに残らないため、セキュリティ面でも安心できる

Fileforce for Constructionは、独自のストリーミング通信技術を採用しており、ファイル共有時のレスポンスの速さにも特徴があります。

DirectCloud

DirectCloudは、株式会社ダイレクトクラウドが提供しているファイル共有サービスです。

・最大15GBまでのファイルをマルチデバイスで共有できる
・WordやExcelなどのOfficeファイルをオンラインで編集できる
・全文検索機能により、共有したファイルをすばやく探せる

DirectCloudは2015年に販売を開始してから、大企業から中小企業まで、さまざまな業種職種での導入実績があります。

RushDrive

RushDriveは、株式会社ネディアが提供しているファイル共有サービスです。

・ファイルのリンク共有に対応しており、共有したリンクにパスワードを設定できる
・ファイルのバージョン管理が可能で、必要に応じて古いバージョンのファイルを復元できる
・外部ユーザーを招待し、図面や現場写真を共有できる

RushDriveはユーザー数が無制限のため、従業員数にかかわらず利用できるという特徴があります。

空飛ぶ工事BOX

空飛ぶ工事BOXは、あさかわシステムズ株式会社が提供しているファイル共有サービスです。

・外出先や現場、事務所など、時間や場所を問わずファイルを共有できる
・ファイル検索機能が充実しており、必要なファイルを必要なときに探せる
・ファイルにアクセス権限を設定でき、閲覧できるユーザーを制限できる

空飛ぶ工事BOXは、建設業を熟知したエンジニアによるサポートを受けられるため、初めてファイル共有サービスを導入する方も安心です。

まとめ

ファイル共有サービスは、文書や画像、動画などのファイルをアップロードし、他のユーザーと安全に共有できるサービスです。

建設業では、図面や現場写真など、大容量のファイルをやりとりする機会がたくさんあります。ファイル共有サービスなら、メールの容量制限に引っかかるようなファイルも共有・保管できます。建設業だからこそ、ファイル共有サービスを導入し、容量の大きいファイルをスムーズにやりとりしましょう。

 

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